2014年教学档案立卷归档工作指导 - 首都师范大学学校办公室.PPT

系统录入完成并在系统中点击“上报” 打电知档案科老师 档案科老师对电子版目录检查完毕，将意见反馈回各位档案员老师 返回 （四）审核程序 打印卷皮 打印卷内目录 注意： 打印卷皮和卷内目录时，看档案用纸是A4还是B5，皮、卷内 录与档案用纸规格要相符。 （五）打印卷皮、卷内目录 到档案科领取空白卷皮自行并打印；用A4纸打印卷皮及卷内目录 打印卷皮及卷内目录 返回 装订档案注意事项： 1.文件整理齐全完整避免缺页 2.给待装订的档案除钉 3.装订线对齐，避免漏页 4.在封底备考表上，有档案员签名、单位领导签名（印章） 5.为本卷编写页码 （六）装订档案，在封底备考表上档案员 签名、单位领导签名（印章） 卷内备考表所填写的内容包括： 1.卷内特别需要的说明的情况。如补归的档案内容。 2.立卷人签名或盖章，检查人签名或盖章 3.填写立卷时间。 返回 教学档案样本 返回 （一）归档文件材料收集齐全 依据《各单位立卷归档范围及保管期限表》（见校园网“首都师范大学—学校办公室—档案科—业务指导”）要求，将应归档文件材料收集齐全（一般是原件）。 二、纸制版教学档案归档质量要求 卷内内容齐全完整，没有缺项 归档文件最好是原件，有签名，有单位印章 封底备考表上有说明，有 “立卷人”和“检查人”签字， 并填写立卷时间 （二）案卷标题拟写完整，具备作者、时间、问题、名称四要素 （三）卷内文件目录填写完整 1、“责任者”：指文件的形成单位或个人，应填 写全称或规范的简称。 2、“题名”部分，案卷内容涉及到全校的，卷内 目录填写细化到院系一级；案卷内容涉及到院系 的，卷内目录填写细化到个人。 3、“时间”：指文件的形成时间（落款时间）。 4、“页号”：填写每一份文件的总页数。 5、文件密级与保管期限，参见各单位归档范围及保管期限表。目前保管期限采用永久、30年、10年，不再使用长期、 短期说法。 职能部门如教务处,继续教育学院,研究生处等单位的学籍档案卷内目 录写到院系,排列顺序为先文后理,再后为艺术类。 具体排序为：⑴文学院，⑵历史学院，⑶政法学院，⑷教育科学学院， ⑸外国语学院，⑹初等教育学院，⑺基础教育学院， ⑻马克思主义教育学院，⑼中国书法文化研究所，⑽数学科学学院， ⑾物理系，⑿化学系，⒀生命科学学院，⒁资源环境与旅游学院， ⒂信息工程学院，⒃教育技术系，⒄音乐学院，⒅美术学院。 (四)学籍档案排序 卷内文件材料编号规范、整齐；备考表填写完整。纸质文档每页都编写页数，有字就算一页，编好页号，页数页码一定要准确规范。 (五)卷内文件整理规范 组卷材料遵循文件材料的形成规律，保持内在有机联 系，排列有序，装订美观整齐。 （六） 档案装订美观整齐 纸制版教学档案归档质量要求总结 1.归档文件材料齐全 2.案卷标题拟写完整 3.卷内文件目录填写完整 4.学籍档案排序先文科院系后理科院系 5.卷内文件整理规范 6.档案装订美观整齐 谢谢大家 2014年教学档案立卷归档工作指导 档案科 李雪茹 一、教学档案立卷归档工作程序 二、纸制版学籍档案归档质量要求 一、教学档案立卷归档工作程序 （二）案卷排列 （三）录入档案目录（新系统） （四）审核程序 （五）打印封面、目录、填写备考表。 （六）装订档案成卷 返回 （一）组卷 组卷是遵循档案材料的形成规律，将有机联系的相关内容，组合成卷，每卷一般不超过200页。具体工作是根据本单位立卷归档范围及保管期限表要求，将归档材料划分类别，组合成卷。（本单位立卷归档范围及保管期限表见校办档案科业务指导） 不重要的文件材料不立卷。 返回 （一）组卷 案卷排列 1.每本档案的组卷材料排列要遵循文件的形成规律，保持内在有机联。注意：归档范围的序号，不是档案组卷排列的序号。 2.每一部门的档案排列顺序按先排列机关单位的相关文件，后排列院系学籍表、成绩单等；再分别按保管期限如：永久、长期、短期及档案重要性排序。 （二）案卷排列 （三）录入案卷目录、卷内目录