文员培训10.26研究.ppt

秘書的概念 椐《韋氏秘書手冊》介紹﹐國際職業秘書協會對秘書所下的定義是﹕ 具有熟練的辦公室工作能力﹑不需要上級敦促即能主動負責﹑積極進取﹑干練果斷﹑能在授權范圍內作出正確決定的首腦助手。 听知能力 所谓听知能力﹐指的是听话并理解口语的能力﹐ 耐心倾听 正确理解 这些听知能力中﹐包括简单听知能力﹐较复杂的听知能力﹐特殊听知能力﹐以及复杂的判断性听知能力和创造性听知能力。 “听”的技巧 要提高听知能力﹐其关键在于听﹐要听得快﹐听得清﹐记得牢。 要集中注意力﹐而且有深刻的理解力﹐ 要提高听知能力﹐还意味着文职人员要努力掌握一些方言﹑外语。 文字表达能力 文字表达相对口头表达来说有一个较长时间的准备过程。 文职人员应该能写一笔流畅美观的文字﹐要清晰﹐卷面要整洁。 这里说的文职人员的文字表达要指公文写作的能力﹐ 公文是公司内部不可缺少的管理工具﹐起着承上启下﹐组织协调的作用逻辑思维﹐它主要运用逻辑思维﹐完全排斥夸张手法﹐侧重逻辑性极强的叙事﹐议论和说明﹐文职人员的写作能力是一种创造性劳动。 語言文字表達能力 文职人员要精于公文写作﹐就要对各种公文的格式﹑文体特征﹑用语特点﹑语法和标点符号烂熟于胸。在公文写作时要思路清晰﹐言简意赅﹐符合公司运作﹐切忌内容空洞﹐脱防实际。另外﹐除了公文写作外﹐讲话稿﹑记录等一般事务性公文也由文职人员（特指文员）撰写。总之﹐文职人员的写作能力是一种综合性能力﹐不是一朝一夕得来的。它是一个实践过程﹐要勤写多练﹐反复修改﹐才能形成。 文员的知识结构主要包括 案例 一次﹐煤炭部要發一個文件給准葛爾煤田﹐秘書馬上問﹕“是哪一個﹖是准葛爾﹐還是准格爾﹖”兩個地名﹐一個在新疆﹐一個在內蒙古﹐讀音相同﹐如果秘書缺乏地理知識﹐也許會錯發相距千里的另一個地方。 地理知識也是秘書知識結構中的基礎知識﹐從本案例中可以獲得哪些認識﹖ 对于 “严守机密”﹐文职人员应做到 1﹑不该说的机密﹐绝对不说。 2﹑不该知道的機密﹐不要打听。 3﹑私人通信﹐通电话﹐不得涉及公司机密。 4﹑不得在不利于必威体育官网网址的场合﹐谈论机密。 案例一 金属部有个文员龙某﹐把部门员工交给好买工衣1000多元钱席卷而去﹐也没辞工﹐而且离工公司之后﹐还写一封信给原部门的经理﹐声称自己并不想走﹐只是因为行政助理对好不好才怀恨在走。 案 例 二 某部的某文件控制员王小姐﹐03年2月14日领取受控文件﹐直到3月5日才交有关人仕传阅﹐3月2日用旧包装出货香港方面多次查问此批货需在港作出翻工处理。这已经给公司带来了很大的损失﹐但该文控员不仅对上级提出的批评意见拒不接受﹐并于3月9日自动离职。 今天我們學什么﹖ 內容提要(第3-4課時) 1﹑文职工作的性质 2﹑文职工作的内容 3﹑文职工作的特点 4﹑文职工作的原则 5﹑文职工作的作用 第五节 文职工作的性质﹑内容 一﹑文职工作的性质 文员是部门负责人的参谋和助手 是协助部门负责人综合情况﹐调查研究﹐处理文书档案﹐日常生产和行政事务的文职工人人员 文职工作是各级管理过程中所必不可少的辅助性管理活动。 文职工作渗透在上司服务工作中﹐各级上司之需要文员来辅助自己进行管理﹐并不是上司的主观愿望所能代替的﹐而是由于具体的工作需要所决定的。 辅助性是文职工作的根本的属性 第一﹑在任何一个有机联系的管理体制中﹐不存在一个独立的文职部门。 第二﹑在任何一个有机的联系的管理体制中﹐又都少不了文员﹐文员遍布决策﹑执行﹑监督和反馈的各个机构中。 第三﹑文员必须以上司的意图为工作方向﹐不能自作主张﹐有独立的行为。 第七节 文职工作的原则 第一要必威体育官网网址﹐ 第二要准确﹐ 第三要迅速 。 文员对必威体育官网网址工作﹐要做到﹕ A﹑守口如瓶﹐滴水不漏﹔ B﹑经手的文件资料不泄漏﹐不遗失﹔ C﹑领导层决定的事情在公开前不外泄。 准確 辦文要准 辦事要穩 情況要實 主意要慎 案例一 信息的傳達 某日9﹕00左右﹐政府某職能部門機關致電鳳崗廠﹐要求與公司某高層通話﹐當時該高層不在鳳崗廠﹐總機值班小姐就將對方電話號碼用小紙條記下﹐后將小紙條轉交予該高層的兼職文員。碰巧該文職當日亦在接待來自政府的工作人員﹐忙著工作時﹐就忘記了此事﹐到想起此事時﹐已到了當日的17﹕00﹐于是﹐該文職想辦法將信息轉達給該高層﹐几經周折﹐該高層知道信息時﹐時間已是17﹕20左右……. 案例三﹕ 某秘書自述﹕ “有一次﹐我寫一份轉發性簡報﹐覺得許多部門有章不循﹐有令不行﹐問題出現后再來制定一些國家早有規定的紀律﹐這是學習不夠的緣故。我便在簡報的末尾加上了自已的觀點﹐提出了要求﹐主任看后﹐將這些全部刪掉”。 請思考﹕主任為什么要全部刪掉秘書的意見﹖