怎样写公文研究.ppt

《国家行政机关公文处理办法》第十条第六项规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”也就是说，公文的标题应当由三个要素组成，即公文标题的结构应当是： 发文机关+事由+文种 * 内容简洁： 一要简短精练，直接了当，要言不烦，意尽言止，观点鲜明，重点突出，宜短则短，宜长则长； 二要务实管用，有感而发，朴实明白。 * 主题突出： 就是要主旨明确，中心观点和分观点开门见山，直述不曲，一目了然。 首先要集中，一篇公文只能有一个大的思想观点，分观点为中心观点服务； 其次要醒目，可直接在公文标题揭示，在公文开头表述，在公文结尾强调。 * 观点鲜明： 就是基本观点、主张和政策措施要表达得清楚明白，拥护什么、反对什么，肯定什么，否定什么，想解决什么问题，达到什么目标等，都应在公文里明确表示出来。 一要讲明道理，赞成的要讲出理由，反对的更要辩析清楚，理由要充分，道理要令人信服。 二要观点统一，层次清楚，材料和观点要统一，各个分观点和中心观点要统一，分观点之间要层次清楚，协调一致。 * 结构严谨： 围绕主题表达的需要，合理地安排和展开材料，公文层次、段落的划分和安排前后呼应，逻辑严密，自然连贯、完整匀称。结构的内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等。 * 表述准确： 就是观点和论述要符合实际情况和机关意图，无虚假错漏，不产生歧义。 要做到表述准确，就是要做到概念明确、判断恰当、推理正确。要字斟句酌，仔细推敲、修改，做到措词得体，褒贬得当。同时要遵守语法和文字、标点符号、计量单位等规范。 * 第一用词、成语要准确。如： 想念──惦念 爱护──爱戴 成绩──成果──成效──成就 战斗──战役──战争 无微不至──无所不至 夜以继日──日以继夜 * 第二概念要准确。 如：高原病发病率得到控制，继续保持了高原病零死亡和鼠疫疫情零传播。 “鼠疫”指一种疫病，“疫情”指疫病的发生和发展情况，保持鼠疫的发生和发展情况不传播 (不让外界知晓)，显然与文意不符，换了概念。 应删掉“疫情”一词。 * 第三要遵守文字、标点符号、计量单位等规范。 （1）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。 例1：根据《关于印发交通运输部工作规则的通知》（交办发〔2008〕41号），… … 例2：随着中国加入WTO（世界贸易组织），… … * （2）日期应当写明具体的年、月、日。在年底年初时要特别注意。 （3）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 * （4）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 规范化简称可以直接使用，如“交通运输部”。 * （5）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 * （6）公文中应当使用国家法定计量单位。 * 表述中的语言歧义。 歧义是指语句可形成其他解释的一种语言现象。在主要用于事务处理的公文，特别是法律、法规、规范性文件中，其危害极大。所以，公文中必须杜绝歧义，即所用词语只有一个明确的意思，不能有几种解释。语言表达产生歧义主要有这样几种情况： * 选词不当，造成对概念的歧解，引起歧义。 ①滥用方言 ②滥用口语 ③使用不规范的简称 ④误用褒贬词语 * 语序不当，造成被限定说明的对象不明，引起歧义。 如：参加会议的还有几个单位的领导。 * 语句中个别词的词性不明，也会产生歧义。 如：请于2015年1月16日前来报到。 * 多义词、多义词组造成语句中有关成份间的语法关系不明，引起歧义。 如：我们要学习文件。 * 错用数量词，产生逻辑错误，引起歧义。 如：我们一定要严厉打击少数腐败分子，