第八章新时期的秘书工作.ppt

第八章 新时期的秘书工作 引言 秘书已经成为21世纪的热门职业之一。在许多人看来，秘书工作似乎没什么难度，以为秘书工作者每天就是收发、整理文件，接待来访，跟在领导后面开会、做个记录，连脑子都不用动，所以秘书只要掌握基本的秘书知识就可以了。但当人类的脚步迈进新世纪的门槛，当WTO的快车驶入中国的大门时，秘书也将面临着更多的机遇与挑战。如何做一个称职、合格的好秘书已经引起人们的广泛关注。 第一节 秘书工作的特点 一、政治性 领导者和领导机关无论是制定决策还是执行决策，都离不开党和国家的方针政策和法律法规。秘书人员在辅助领导办理的各项事务中，都涉及如何依照党和国家的方针政策和法律法规贯彻执行的问题。这就决定了秘书工作具有很强的政治性。 二、辅助性 “辅助性”是与“主导性”相对的。从管理系统来看，领导处于主导地位，属于决策管理中心；秘书机构处于附属地位，是直接协助决策管理中心的辅助机构。新时期的秘书工作不能脱离领导而独立存在，要与领导站在同一层次上提供全面性的辅助。 辅助性体现在各个方面，主要有以下几点： 其一，所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开，为领导的工作、学习、生活提供办理的条件，领导工作涉及哪里，它的工作范围就要延伸到哪里； 其二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其是；秘书人员参加领导班子的各种会议并共同研究问题，提出各种解决方案，但只有发言权无表决权，更无决定权。 案例1 A君在一家港资企业任生产课长已有两年了。前不久，听说公司打算在企业内部公开招聘一名总经理助理，A自认为自己条件不错，就信心十足地去人事部参加了考试。人事经理拿出一张试卷模样的纸，让他在上面自认为正确的地方打勾。 考题只有一道，内容是这样的：有一天，气象预告说会刮台风下暴雨，总经理恰好又不在公司 ，於是就打电话回来告诉你说：“今天有暴风雨，顶楼有几扇窗户还没有关，你去关上吧。”答案共有三个：1、好的，我马上就去关；2、我已经把那扇窗户关好了；3、我正在关窗子。A不假思考就在第二个答案后面画了勾。心想，能为上司分忧的下属就是好下属，提前想到了上司想到的问题，解决了上司想解决的问题，不就是为上司分忧吗?人事经理接过答卷，马上就到总经理的办公室 去。好一会，他才从老总办公室出来，不无遗憾地说：“不好意思，老总看了你的试卷后，认为你的心理素质不太适合做助理，你还是安心地於目前的岗位吧。”  后来，人事经理透露了淘汰A的原因，“A错就错在太主观了，他的测试答案没有突出老总。换句话说，老总刚想到的问题你却早就做好了，这岂不说明你比老总还聪明?你想一想，老总会同意吗?”“答案应该选第1个说‘好，我马上就去关！’，即使你确实已关好了窗子，也要这样回答，因为这样才能凸现出领导的远见和重要性。你应聘的是助理嘛！你的职责主要是协助你的上司，在他背后默默无闻地工作，而不能喧宾夺主。 案例2 章秘书的抱怨 汉正公司与日商洽谈，准备向日方出口大宗商品，商定由日方派船来港装货。日方需要知道长江水位深浅的准确数字，才能具体处理船运中的技术问题，否则，这大宗买卖难于成交。汉正公司张经理回答得含含糊糊，谈判搁浅。公司章秘书经张经理同意后，用一口流利的日语，具体而详尽地讲清了长江从吴淞口到本港，各段位在不同季节的水位深浅，以及分别能载多大吨位船舶。日商对此特别满意，当场就签订了购货协议。 事后，有人大肆渲染章秘书所起的关键作用，甚至说他超过了领导，章秘书听后也面带得意神色，口中却说：“区区小事，何足挂齿？不过为他人作嫁衣而已！” 三、被动性 秘书工作的从属性和政治性，决定了它具有被动性的特点。作为领导人员的参谋助手，秘书人员虽然可以参与领导集体的一些重要决策活动，并提出一些建设性的意见和建议，但总的来说、工作是被动的，在领导决策的整个活动中，只是起着辅助服务的作用。 讨论：老总闷闷不乐时 这天早晨老总眉头紧锁,一言不发的走进了自己的办公室,秘书于雪跟他打招呼” 早上好!”他也爱理不理的。老总平时和蔼可亲，常常跟下属开玩笑。于雪心想老总肯定遇到心烦的事了。 面对这种情况，秘书应该如何处理？ a既然老总心烦，他肯定需要一个人独自呆一会儿，所以先不要去管他。 b心烦归心烦，工作是工作。今天有一大堆事等他决定，所以拿上一叠文件到老总办公室去找老总批阅。 c翻出老总的日程表，取消老总今天一切约会安排。 d泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会儿。 e马上跟着老总进去，问出了什么事。 比较合适的选项是d。 如果对方仅仅是你一般的朋友，选项a应该说是不错的。但你是一个秘书， 对方是你的老总，毕竟有工作关系，所以采取不闻不问的态度不合适。 秘书应体谅自己上司的心情，所以选项b是一种不妥的做法。 秘书毕竟只是秘书，