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什么是档案 一、过去和现在的国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 社区档案 社区档案是指社区居民委员会依法履行职责的过程中，以及居民自治各项活动中产生的对国家和社区有保存价值的各种门类和载体的历史记录，包括社区选举、文书、基建、会计、社会保障、计划生育、声像、实物、设备等。 （只有按照档案业务规范整理的文件材料才是档案） 档案的来源 对象：国家机构、社会组织、个人 种类：官方与半官方；私人与公共 档案的形式 纸 质 ：最常见 磁介质等其他实体形态 档案的特点 原始性，不是二手的； 记录性，是对历史的真实写照，记录。 专业档案整理的基本步骤 1、建立制度，制定规范 2、收集文件，准备整理 3、分类立卷，分组排序 4、编目装盒，上架排列 1. 建立制度、制定规范 明确职责： 建立专业档案管理体系及部门立卷制度，明确专（兼）职人员。 明确规范： 《分类大纲》、《归档范围》、《保管期限》……业务规范 归档范围 凡在业务工作活动中形成的、办理完毕、有保存价值的文件材料，均属归档范围。在专业档案的材料收集中，在注重文件材料的系统性、完整性，要有头有尾。这一点区别于文档。要求归档的材料是成套的，所以要求是办理完毕再归档。 2. 收集材料、准备整理 收集的时机： 为确保业务档案的齐全完整，所以在某项业务工作开始之初，就在做好收集工作，所以建立部门立卷工作的重要性就体现出来了。(有的档案需要整个工作过程结束后才能归档，但不影响收集) 收集的范围： 凡是与此业务工作有机联系的文件材料，都要收集，如有不需要的的，在整理的时候可以剔出。 收集的标准： 齐全完整，手续规范。 立卷是 将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值组成案卷的整理过程。要求每一份文件逐一鉴别、分类、整理。 案卷的含义： 案卷是专业档案基本的个体保管单 位， 是一组具有密切联系、价值大体相同文件材料的组合体。它有四个要素： 一是文件的组合体，是档案管理的基本单元 二是保管价值大体相同（就是说案卷里面的的文件材料保管期限基本一致）。 三是密级大体相同。 四是必须是有机联系（这点很重要）。 组卷要求： 1.文件材料必须是办理完毕的； 2.归档的文件材料必须齐全完整，内容真实，手续完备； 3.按照有关业务规范，遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系； 4.正确划分归档范围和鉴定保管期限，区别不同价值，便于保管与利用； 5. 凡归档的材料应为原件，不得涂改或者用复印件替代； 6归档的文件材料字迹工整，字图清晰，用笔规范。 4、 编目装盒 档号：是以字符和数字形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。通常包括全宗号、类别号、案卷号（有的专业档号也带年度）。 编制档号应遵循的原则： 一是唯一性；不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 二是合理性；档号结构必须与档案室的整理分类体系相适应。 三是稳定性；档号一经确定，一般不应随意改变。 四是简单性；编制档号要简单了明，让人一看就懂，切忌繁琐，类别层次能减少的就减少，不要拖的太长。 归档的文件材料装订需要使用符合档案保护要求的材料加以装订。 一、装订形式?： 线装? 二、装订要求?： 1、案卷内不应有金属物，如金属订。? 2 、三孔一线装订法： ?(孔距5mm，装订线距纸边1.25~1.5cm)。装订孔在案卷左侧 3 、装订时不能压字。 4、结点在背面，打活结。 * 社区档案管理 主讲： 分类立卷 3. 装订 *