新竹县政府公文管理整合系统建置分享-内湾国小.PPT

Government Document Management System 公 文 整 合 管 理 系 統 學校-文書 教育訓練 注意事項 請文書人員發Email到 GDMS_Service@.tw 主旨註明「學校名稱_電子收發程式」 內文請註明 「發文字」 ex：六家國小的發文字為 竹家國教/總/人/輔 「文書分文方式」是哪一種 1.文書直接分文給承辦人 2.文書分文給主任，主任再分文給承辦人 一、工作事項（前置作業） 電子收發程式 3、電子收發程式設定步驟 A、移除基層公文系統整合程式的捷徑 B、電子收發程式下載及安裝 C、電子收發程式設定 D、清空eClient的收文資料夾 (避免將舊系統的公文重覆匯到新系統) A、移除基層公文系統整合程式的捷徑 B-1、電子收發程式下載 B-2、電子收發文安裝 C-1、電子收發文設定 C-2、電子收發文設定 C-3、電子收發文設定 C-4、電子收發文設定 D、清空eClient收文資料夾 二、工作事項(例行性作業) 1、收文(電子收文) 電子收發程式-電子收文操作流程 1、收文(紙本收文) 電子收發程式-電子收文操作流程 1、收文（其他） 2、發文 電子收發程式-電子發文操作流程 電子收發程式-電子發文操作流程 3、歸檔 4、傳閱功能 傳閱功能 傳閱功能僅使用於線上簽核的公文。 承辦人此筆公文若結案後，會出現於『公文傳閱作業』，承辦人可以將公文傳閱給自己單位的其他人觀看。 5、其他 三、線上幫助與手冊下載 四、線上簽核實施範圍 五、各單位正式上線網址 六、其他服務 注意事項 1、電子收文進來預設不列印紙本 2、電子收文進來的公文預設為線上簽核公文 3、電子收文和紙本文登錄系統會自動給公文文號 發文-校對發文作業 操作流程： ①登進公文管理系統?發文作業?校對發文作業 ②於校對發文作業中?點『查詢』按鈕?查出公文後，點右手邊『製作』按鈕?即會跳出一視窗?點『管理』頁籤?發文作業?於綠色視窗的右上方按『確定』按鈕?點『關閉』按鈕?於該公文續辦處理的欄位點選『發文』?按上方『確定』按鈕，即完成發文動作。 發文-發文重送作業 操作流程： ①登進公文管理系統?發文作業?發文重送作業 ②於發文重送作業中?輸入創發文號?點『查詢』按鈕?點『公文製作』按鈕，接續的動作和校對發文作業相同 ＊發文重送作業：主要是用在，若公文曾經做了校對發文作業，但事後發現內文需更正重發時，可使用此作業 操作流程(此流程需於校對發文作業完全操作完成後才執行)： 1、需至公文管理『校對發文作業』?點『製作』按鈕?『管理』頁籤?點選 『發文作業』?點選『確認』按鈕(若有受文單位可電子交換即會產生DI 檔)。 2、開啟『電子收發程式』?點選『發文』頁籤(可在此頁面看到公文管理產 生的DI檔)?點選『全選』按鈕?點選『確認』按鈕，即會將DI檔傳送至 eClient的發文資料夾。 3、此時需打開『eClient』，eClient程式會每隔一段時間掃瞄是否有公文需傳送至其 他機關。 ＊電子收發程式：主要是eClient和公文管理系統的介接橋樑。 eClient(藍色齒輪) 電子收發程式(綠色齒輪) 公文管理系統 產生電子 DI檔 1. 以滑鼠點選發文頁籤 2. 以滑鼠點選全選再點確認 ※確認後即完成電子發文作業，以滑鼠點選刷新可刷新頁面 歸檔 操作流程： ①登進公文管理系統?檔案管理?案件資料維護 ②於案件資料維護中?點『查詢』按鈕?查出公文後，確認檔號等相關資料是否正確?若為正確，點選『?』此紅色的按鈕，系統即會自動算出目次號?若目次號確定後，記得點選『目』的按鈕?按下方『確定』即歸檔完成。 注意事項 歸檔案次號： 若為線上簽核公文，案次號為『E』 若為紙本文流程，案次號為『N1』 其他-公文資料查詢 登進公文管理系統?公文管理?公文資料查詢 若於校對發文作業或案件資料維護看不到公文時，可至公文資料查詢輸入文號，確認公文『現況』為何： 情況一：若現況為『承辦處理-辦理中』即代表文仍在承辦人身上。 情況二：若現況為『總發文-辦理中』即可在校對發文作業看得到。 情況三：若現況為『總歸檔-辦理中』即可在案件資料維護看得到。 其他-公文處理匣 登進公文管理系統?公文夾?公文處理匣 若承辦人誤點『銷號』，文書人員可至此點『取消銷號』 若承辦人忘記將公文送發文或存查，文書人員可至此作業幫承辦人操作。 注意事項 1、文書人員有權限可以查詢得到所有承辦人的公文(於公文資料查詢)。 2、文書人員有權限可以幫承辦人將公文送至下一個流程(公文處理匣)。 3、若為線上簽核，承辦人將公文送總發文或總歸檔時，不需給文