2009大众经销商年会接待方案.ppt

2009年一汽-大众经销商营销大会 FAW-Volkswagen Dealer Conference 2009 接待执行方案 Presented by China Kingway Live Events 君为传播 China Kingway Live Events Dec 15, 2008 目 录 来宾邀请 制证 车辆服务 酒店入住 酒店内餐饮服务 礼品 来宾邀请 来宾邀请 来宾邀请 1.1 经销商邀请工作流程 1.2 经销商及客人邀请分工 1.3 电子邀请函 1.4 电话预约来宾邀请 1.5 首轮信息整理、提交及回复 1.6 信息总表 1.7 正式电子版邀请函发送 1.8 航班信息及酒店信息 1.9 应急预案 1.10 挑战与应对 君为设计电子邀请函并与客户确认，同时取得邀请人员名单及人员更换原则 排序整理人员名单及邀请分工 将汇总信息提交客户确认 电话邀请并与经销商预约时间 发送电子邀请函 与经销商电话沟通，确认是否收到电子邀请函/是否出席 收集整理航班信息并安排酒店房间，提交客户确认 电邮/电话/短信通知来宾具体的入住酒店信息 再次邮件/电话/短信确认来宾及航班，汇总后调整酒店房间，并提交客户确认 1.1 经销商邀请工作流程 出发前一天再次就航班及酒店入住信息短信温馨提示经销商 邀请人员分配结构示意图 NSC 1负责人：张楠 NSC 4负责人：刘哲/马彦 NSC 3负责人：姚远 NSC 2负责人：黄竞 总负责：杨海丹 参会人数 620人（其中经销商550人） 其中经销商名单由网络部提供，君为将配备4个工作小组分别管理四个不同的区域（每个区域2名负责人）根据名单进行整理同时与经销商分别联系；向网络部负责领导汇报与更新所有信息（前期每两日、后期每一日）。 按照人员名单创建联系人数据库，以汉语拼音的先后顺序进行人员 排序以便会议期间的查询（机场接机、入住酒店、用餐、晚宴入场 和 机场送机），制作信息总表及分类表。 1.2 经销商及客人邀请分工 组长：黄竞 组长：姚远 尊敬的 董事长（总经理）： 一汽-大众公司诚挚邀请阁下出席“2009年一汽-大众经销商合作伙伴大会”，届时我们将与您共同分享一汽-大众2008年所取得的成就，并迎接充满机遇与挑战的2009年。 时间：2009年1月9日 – 11日 星期五- 星期日 活动安排：1月9日 15：00前抵达广州、酒店入住、颁奖晚宴 1月10日 商务会议 1月11日 返程 注意事项： 请经销商伙伴董事长或总经理亲自出席此次大会。 由于酒店房间数量有限，恕不能邀请更多人员参会。 由于1月9日晚6点将举办颁奖晚宴，请各位董事长或总经理于1月9日15点前到达广州机场。 由于本次活动有颁奖晚宴和商务会议，请着正装出席。 回执 您是否能够出席此次大会，是 否 您的来程航班时间： 航班号： 您的返程航班时间： 航班号： 1.3 电子邀请函 - 内容(草案) 1.3 电子邀请函 - 视觉设计 首先以电话的形式对一汽-大众经销商发出邀请并预约时间。 MIP和VIP的参会人员由市场部直接发出电子邀请函； 君为专业接待小组将用电话邀请各位经销商； 认真核实每位受邀人员的回复情况，在总表中详细体现，避免出现差错。 1.4 电话邀请 根据首轮电话的沟通与确认，君为整理出一个来宾邀请的总表，涵盖所有客人的首轮确认情况，提交给网络部，已确认的客人随后发出书面邀请函，未联系上的继续联系，更换的客人提交给网络部确认，确认后给予答复。网络部确认可以来的客人，随后发出邀请；网络部确认不可以来的客人，电话回复客人。 1.5 首轮信息整理、提交及回复 接待小组将设立五部专线手机，早上9点到晚上6点之间与被邀请的客人打电话沟通并确认（避免太早或太晚影响客人休息）。五部手机确保24小时开机以备客人随时电话咨询。 电话确认反馈：在邀请名单中做详细的标注(确认参加、不参加、未接通/未接)，对于没有通话成功客人的继续联络，直到联系到为止。 电话邀请内容样板大纲： “某某董事长/总经理您好，我是一汽-大众经销商合作伙伴大会会务组的XXX,我代表一汽-大众邀请您参