集团公司文书档案管理培训.ppt

 档案管理 分公司行政部 2010年9月27日 ——集团档案管理有关发文 阳光保险发[2010]35号关于印发《阳光保险集团档案管理办法》的通知 ——寿险档案管理有关发文 《档案管理办法（试行）》 《阳光人寿档案管理补充规定（试行）》 ———档案管理的目的 实现公司档案工作的标准化、规范化、现代化管理， 更好地为公司的发展提供全面、高效、优质服务 档案概述 本公司档案 公司在各项经营活动和管理工作中直接形成的，有保存和利用价值、经过整理的各种门类和载体的历史记录。 集团对档案管理的要求 寿险公司全系统必须把档案工作列入本单位的重要工作日程，列入相关领导和档案工作人员的工作质量考核标准，明确责任，加强组织领导； 各机构在工作中形成的各种门类和载体的档案，均属于阳光保险集团全宗，其最终处置权属于阳光保险集团股份有限公司。 档案的特性和作用 档案的特性： （1）原始性 （ 由原始文件直接形成 ） （2）真实性 （ 各项活动的真实记录 ） （3）唯一性 （4）信息性 （5）机密性 （6）多样性 档案的作用： （1）是本单位各项活动的历史积 和真实记忆； （2）是开展工作的凭据和参考； （3）是本单位的资产和资源； （4）是本单位整体管理体系的组 成部分； （5）是保持可持续发展的重要保 障。 档案价值实现的条件与环境 （1）单位领导和广大职工的档案意识大大加强； （2）档案科学管理水平和服务质量不断提高； （3）档案收集得齐全、完整、丰富； （4）利用档案有明显的实际效果； （5）保管档案必需的人、财、物等基本条件有所保障。 档案工作管理体制和基本原则 本公司档案管理体制 档案工作实行系统垂直管理体制。 集团公司负责对集团全系统的档案工作进行统一规划和管理； 各子公司根据集团公司的相关政策，负责本公司及所辖分支机构档案的管理工作； 二级机构负责所辖三级机构档案的管理工作。 档案管理基本原则： 统一领导，分级管理，确保各门类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。 各机构必须指定专人负责档案管理工作 档案管理体制 管理体制 总公司统一领导、分级管理 组织架构 1、总公司办公室：为全系统档案管理的牵头部门，集中统一规划、组织、指导档案管理工作。 2、根据统一领导，分级管理的原则，集团公司、产寿公司总部档案由本级公司综合档案室保存；各子公司二级机构、三级机构形成的档案分别由本机构保管。 3、区县及以下机构的档案上交所属三级机构保存。 各级机构档案的移交、销毁应逐级上报审批。 具体参照： 阳光保险发[2010]35号关于印发《阳光保 险集团档案管理办法》的通知 与《阳光人寿档案管理补充规定》（试行）不同 档案管理员岗位职责 （一）收集、整理、保管、统计本公司的档案；收集、整理、保管与本公司业务有关的重要资料； （二）统一管理本公司各种门类和载体的档案； （三）参加档案的鉴定、移交、销毁工作； （四）对各类档案整理、归档及所属单位的档案工作进行指导、检查、督促； （五）编制各种检索工具，积极开展档案编研及多角度、高层次、全方位的档案利用工作； （六）对接收的档案及时进行核对验收，并做到有序存放，妥善保管，方便查找； （七）定期检查档案保管状况，对破损、变质档案及时进行修补和复制； （八）严格执行必威体育官网网址规定，不断完善档案工作制度，改善档案保管条件，确保档案的完整与安全。 各门类档案归口管理部门 （一）文书档案：由办公室负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等日常工作，于每年六月份前完成前一年文件归档工作； （二）会计档案：由财务部负责收集、整理、保管、统计、利