青岛市中小学校档案分类编号办法解释.ppt

(九)实物类 主要指本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物 序 号 归 档 范 围 保管期限 1 本校及其教职工获得、接收的各种奖杯、锦旗、奖状、证书、牌匾及其它有纪念意义和凭证作用的物品等 （1）省级以上的 永 久 （2）市级以下的 长 期 2 本校接收的国外友人、友好团体、校友等馈赠的纪念品、书画、文字资料 永 久 (十)教职工类 执行国家有关规定 二级及二级以下类目的设置 1、管理、学籍、教学、照片类档案按教学年度设置二级类目，需要设置三级类目的按其保管期限设置。2、校舍类档案设置确权、基建、管理三个二级类目，按项目设置三级类目。3、设备仪器类档案一般按设备仪器使用性质或部门设置二级类目，按单台（套）设备仪器设置三级类目。 4、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。 5、声像类档案一般按载体形式设置二级类目，按年度设置三级类目。 录音带、录像带 6、实物类档案按其种类或年度设置二级类目，一般不设置三级类目。 印章 奖状 奖杯 奖牌 锦旗 证书等 三、档号的编制 档号由全宗号、类目（目录）号、件（案卷）号及间隔号组成。 （一）全宗号 全宗号由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆之前该号暂空。 （二）类目号1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写 GL：管理 XJ：学籍 JX：教学 XS：校舍 SB：设备仪器 KJ：会计 JG：教职工 ZP（SP）：照片类 SX：声像类 SW：实物类 2、管理、学籍、教学、会计、照片、声像、实物、校舍等类二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字编写； 3、设备仪器类档案，按使用性质设置二级类目，有型号的，一般应优先采用代号（型号）进行三级类目；无代号的，采用阿拉伯数字编写。（设备简单，可直接以设备型号设置二级类目）4、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。5、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期”、“短期”三个不同的保管期限。 * * 青岛市中小学校档案分类编号办法解释 青岛市中小学校档案分类编号办法 一、范围 青岛市所属高中、中专、初中、小学等学校,普 通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行 二、档案的类目设置 管理类 学籍类 教学类 校舍类 设备仪器类 会计类 教职工类 照片类 声像类 实物类 一级类目的设置 学校亦可根据具体需要增减一级类目，一般情况不再单设一级类目 （一）管理类 主要包括学校党委（总支、支部）、行政、工会、共青团、少先队、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。具体如下: 序号 归 档 范 围 保管期限 1 上级党组织的决议、决定、条例、办法、规定及针对本校党、团、工会工作的文件材料 （1）重要的 永 久 （2）一般的 短 期 2 本校党、团组织的年度工作计划、总结、统计报表 永 久 3 本校党、团组织的会议记录、纪要 永 久 4 本校召开的教代会、团代会及有关会议的文件材料 （1）重要的 永 久 （2）其他的 短 期 5 本校党、团组织关系介绍信存根 长 期 6 本校工会、妇女、老干部工作等方面的文件材料 短 期 7 党组织关于理论学习的决定、通知、计划、总结 长 期 8 学生、党员、新团员的名单及有关文件 永 久 9 表彰和奖励先进党、团支部、优秀党、团员的文件材料 长 期 10 党、团员名册 长 期 11 学校党团组织成员名单 长 期 12 学生会文件材料 长 期 13 本校关于廉政建设、表彰、违纪等文件材料 长 期 14 本校关于处理来信来访的文件材料 （1）重要的 永 久 （2）一般的 长 期 15 团组织、学生会各种活动的情况总结 短 期 16 国旗下的讲话 短 期 17 少先队组织的有关文件材料 短 期 18 本校校长会议记录、行政办公会会议记录、纪要和全体教职工大会会议记录 永 久 19 本校及各部门年度工作计划、总结、大事记、校务日志及行政管理的规定、办法、通知 永 久 20 本校机构设置、撤并、名称更改、人员编制