培训教材数据处理篇(更新).ppt

* 李双林 编制 东菱凯琴集团 系列培训教程 EXCEL培训 之 数据处理篇 EXCEL系列培训教程 之 数据处理篇 EXCEL数据的基本运算 EXCEL数据的获取 EXCEL数据的高级处理 EXCEL系列培训教材 之 数据处理篇 数据基本运算 欢迎大家回来继续听我大放阙词。 上一堂课学习的主要是Excel的基本操作，下面我们来探讨一下Excel的精髓：数据管理、统计及分析。 对于我们用来存放数据的原始工作表，强烈推荐采用类似数据库的格式，即不设任何表头、表尾及其他为了美观而设置的花哨格式，我们需要的是一个干干净净的纯数据表格。如图1： 表格还可以向下和向右延伸，不过为了数据处理的方便，不要随意在工作表中间改变格式，以免给自己的工作带来麻烦。下面还是以工资表为例向大家介绍数据的录入与处理。 图1 EXCEL系列培训教材 之 数据处理篇 下面我们以实例来演示一下数据的合并与分割吧。 EXCEL中的连接符号是“”，如图2，我们只要在部门与职位中间输入连接符号“”，就可以将部门与职位连成一体了， 图2 将鼠标移到单元格的右下角，出现黑色实心小十字，按住不放向下拖动复制公式，就可以把所有人员的部门与职位连起来了。如图3： 图3 EXCEL系列培训教材 之 数据处理篇 如果我们对处理结果满意，可以将公式取消掉；先选择范围，Ctrl+C，点右键?选择性粘贴?数值，OK！~ 同样，下面我们来学习一下如何将部门与职位分开。 首先，选择你想要分列的范围，点击菜单栏上的“数据”?“分列”，如图3 注意：选择的范围不能跨列操作！ 右边一定要有足够的空间容纳分列后的数据。 图3 EXCEL系列培训教材 之 数据处理篇 在“文本向导”对话框中选择“固定宽度”，如图4?图5?图6： 图4 图5 图6 EXCEL系列培训教材 之 数据处理篇 点击“完成”，处理结果如图7：我们可以看到，部门与职位已经分成两列了！（财务部每月从ERP里面导出的数据，都必须先分列才能使用，但由于当初的基本资料录入不规范，极大地妨碍了结算工作的效率！） 图7 EXCEL系列培训教材 之 数据处理篇 接着我们来讲一下Excel中的公式运算，其实公式运算不外乎“加减乘除”，它与数学中的四则运算的规则是一样的，只不过用“*”代表乘号，用“/”代表除号；如图8： 图8 注意，全勤天数“I2”请使用绝对引用格式，这样在向下复制时才不会出错。 图9 EXCEL系列培训教材 之 数据处理篇 基本函数 在刚才的表中，本月工资栏中的工资金额出现了3位小数；大家都知道，工资计算都是精确到2位小数的，所以我们必须对本月工资进行“四舍五入”处理，这就要用到函数ROUND()。 ROUND(number,num_digits) Number?? 需要进行四舍五入的对象。 Num_digits?? 指定的位数，按此位数进行四舍五入。如图10： 图10 图11 处理完后的结果如图11所示，计算后的金额已经全部四舍五入了。 EXCEL系列培训教材 之 数据处理篇 下面，有请大家最熟悉的求和函数SUM()闪亮登场！ SUM(number1,number2, ...) Number1, number2, ...?? 为 1 到 30 个需要求和的参数，可以是数值、单元格，也可以是区域。如图12： 图12 EXCEL系列培训教材 之 数据处理篇 根据公司规定，当月无缺勤可享受30元的全勤奖，这就需要我们对出勤天数进行判断。下面我们来熟悉一下另一个应用广泛的函数：IF()。 IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) logical_test是一个条件判断式，如果条件为真(True)，则返回或者执行 value_if_true，如果条件为假(False)，则返回或执行value_if_false； 这样说明白了吧？那就试试吧！ 图13 图14 双击填充柄向下复制后，结果如图14；大家可以看到，凡是不满勤的人员，都没有30元的全勤奖。 EXCEL系列培训教材 之 数据处理篇 现在我们要将工资计算资料里面的全勤奖添加到工资表中。 在此先向大家泣血推荐一个妙用无穷的函数VLOOKUP() （广告？） 。它在我个人的数据处理工作中立下了不可磨灭and载入史册的汗马功劳。 VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) （简直是天书嘛！喂喂！各位同学不要睡觉！起床罗！） 其实，VLOOKUP