十七大报告中“三农”问题解读-国家科技图书文献中心.DOC

企业文件化信息流的管理与控制 ——文件控制中心的设立及其情报工作思考 唐宇 肖智 （重庆大学经济与工商管理学院，重庆 400044） 摘要 引入外资企业对文件控制工作高度重视的理念，提出在我国企业设立专职的文件化信息流控制部门——文件控制中心。分析了文件控制中心设立的必要性，介绍了文件控制中心的相关概念，阐述了文件控制中心的工作，进而提出对文件控制中心的情报工作思考，得出文件控制中心属企业内部情报部门且可进一步发展为企业竞争情报中心的结论，抛砖引玉，以期对我国企业现行文件控制及情报工作有所助益。 关键词 文件控制；记录控制； 竞争情报；企业信息流 Management and Control of Enterprise Documentation Information Flow ——Document Control Center and it’s information work thinking Tang Yu, Xiao Zhi (School of Economics and Business Administration, Chongqing University 400044) Abstract Based on the ideas of too much attention on the document control work in overseas-funded enterprises, this paper proposed to set up the professional department to control documentation information flow, document control center, in company. We revealed favorable solutions in the terms of the necessary, concept and job description of document control center. Furthermore, it gave the reflection on information work of document control center and concluded the document control center is belong to enterprise information center and can be developed to enterprise competitive intelligence center.? Keywords document control; records control; competitive intelligence; information flow 1 引言 文件控制作为ISO 9001质量管理体系的基本要求，通过其认证的企业都在进行相关工作。即使未申请ISO 9001认证，企业也都存在文件记录编制和管理问题。只是我国很多企业没有设置专职的文件控制岗位，更没有专门的文件控制部门。按中国传统，部分企业设有资料室、档案室等，但这些部门属于我国高度集中的档案管理体制范畴，管理的主要是半现行文件或档案［1］，与企业文件控制中心的现行文件集中控制不同。 美国《Quality》杂志2005年第六次年度资本支出调查显示，文件控制与管理软件在2006年企业软件采购计划支出中名列第三，约4660万美元［2］；2006年第七次年度资本支出调查显示，文件控制与管理软件继续在2007年企业软件采购计划支出中列第三位,约8000万美元［3］。甚至有研究人员认为，在企业中，文件记录管理与人力资源管理和财务管理一样重要［4］。由此可见，美国企业高度重视文件控制工作。 国内对文件控制的研究多集中在ISO质量管理体系和档案管理范畴，笔者在中国期刊网CNKI中未检索到有情报学期刊涉及文件控制主题。据邱均平教授等人计量分析，2005年国内情报学研究对各类企业行为的关注，主要表现在：企业网站、企业信息门户、企业信息化、企业信息资源、企业竞争情报、企业供应链管理、企业客户关系管理、企业成本管理、企业危机信息管理、企业知识管理、企业信息管理、信息咨询企业、虚拟企业、民营企业、内容服务企业等［5］。由此，我们推测，国内情报学研究人员较少涉及企业文件控制研究。 本文提出在我国企业设立文件控制中心的设想，先分析文件控制中心设立的必要性，再介绍文件控制中心的相关概念，接着阐述了文件控制中心的工作，最后提出对文件控制中心的情报工作思考，得出文件控制中心属企业内部情报部门且可进一步发展为企业竞争情报中心的结论，抛砖引玉，以期对我国企业现行文件控制和情报工作有所助