采购与付款内部控制素材.ppt

* 供应商选择的内部控制要点： 正式填制购货定单前，必须向不同的供应商(通常要求两家以上)索取供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及交货时间等资料。 比较不同供应商所提供的资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。 对于大宗的交易，采用一套有效的指标程序。 发出购货定单时间控制 控制目的： 正常的生产过程被推迟 防止现金被搁置在存货 发出购货定单时间控制要点 ： 存货管理部门运用经济批量法和分析最低存货点确定 请购单已经提出，购货部门及时处理请购单，并将处理结果及时通知仓储和生产部门。 对于过去因各种原因未能填制购货定单而被积压下来的请购单定期进行复查。 购货定单的控制制度 购货定单填制：购货部门 购货定单作用：授权执行并记录经济业务 购货定单的控制要点： (1)预先编号。目标： 确保定单能完整地保存 确保在会计上所有购货定单都得到处理 (2)确保购货定单的有效性。 在购货定单向供应商发出前必须由专人检查： 定单是否得到购货授权人的签字 定单是否经的请购单作为支持凭证 (3)由专人复查购货定单的编制过程和内容。包括 复查从请购单上摘录的资料 复查有关供应商的主要文件资料 复查价格数量和金额的计算 注意： 价格须同过去经验确定的标准或平均价格相比照，以保证购货定单的正确性。 如果购货定单的金额较小或属于零星购货的性质，此项复查可以简略一些。 (4)购货定单的副本应交提出请购单的部门，以便让请购入证实购货定单的内容是否符合他们的要求。 (5)购货定单也应交收货部门，以便他们在收到货物时，有验收的标准。 4．购入货物的验收制度 购入货物的验收(收货) 控制的双重作用 控制购买环节的经营活动 控制存货的管理工作 购入货物验收的控制要点 收货的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。 收货部门的控制责任主要在根据购货定单上的数量和质量要求独立地检验收到的货物。 数量验证。收货部门在货运单上签字之前，应通过计数、过磅或测量等来证明货运单上所列到的数量。要防止收货人不经检验就根据购货定单上的数量来填制收货报告单(本来是作为其检验结果的控制文件)，提高收货人独立确定数量的可能性。 方法 递交收货部门的购货定单副本中的删去数量资料 要求两个收货人在收货报告单上签字 质量检验 收货部门应在其可能的范围内对质量进行检验(有无因运输损失而导致的缺陷) 。如货物质量检验需要有较高的专业知识或者必须经过仪器或实验才能进行，收货部门应将部分样品送交专家和实验室对其质量进行检验。并要求专家和实验室分析人员在收货报告单上签署意见。 填制收货报告单。包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货定单编号等内容。该单应及时报告购货部门和会计部门，以防止少计应付账款或成本以及存货。 经收货部门验收合格的货物应交适当的场所存储或直接交使用者。 5．退货和折让的控制制度 购货部门在接到收货报告单后，如发现货物的数量和质量不符合购货定单要求，应及时函告或电告供应商。 对于数量上的短缺，要求供应商予以补足。 对于质量上的问题： 通知使用部门不能使用该批货物 决定退货还是要求折让 货物退回 购货部门应编制退货通知单，授权运输部门将货物退回。退货通知单要经授权人审核批准。 购货部门将退货通知单副本寄交供应商。 运输部门经手货物退回后，通知购货部门和会计部门。 购货部门在货物退回后，应编制借项凭证。 借项凭证由独立于购货、运输、存货职能的人员检查。 会计部门根据借项凭证来调整应付账款。 借项凭证的内容： 退货数量 价格 日期 供应商名称 金额计算 折让 折让需要同供应商谈判来最终确定。 折让金额一般必须由被授权的高级管理人员批准许可。 当合适的折让金额一经确定，购货部门即应编制借项凭证，通知会计部门调整应付账款。 注意： 退货和折让要求的提出和由此产生的账户调整大多属于非常规的、各具特点的和偶然发生的事件，因此很难制定出常规的适合于各种退货和折让业务的控制办法。为了弥补这方面的不足，可设置专人定期向企业中各方面的人员进行调查以审查有关退货或折让发生后，借项记录的合理性。 6．应付账款控制制度 应付账款意义： 应付账款构成了流动负债的最主要内容，它对资产负债表能否正确合理地揭示企业的财务状况影响很大。 应付账款即为债权人的应收账款，债权人备有其详细记录。因此应付账款上的不正确记录和不按时偿还该债务，导致交易双方不必要的债务纠纷。 应付账款控制要点： (1)应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的职员来进行。 (2)应付账款的入帐还必须在取得和审核各种必要的凭证以后才能进行。 供应商的发票 核对发票正确性的凭证 凭证 请购部门的请购单 收货部门的收货报告单 购货部门的购货定单 借项通知单 应付账款入帐应取得和审核的各