秘书任职标准与素质优化.doc

第六章　 秘书任职标准与素质优化 教学目的： 1、了解秘书任职标准的主要模式 2、了解各种任职标准的优点与不足 3、了解秘书素养优化的趋势 教学重点： 1、秘书在社会文明发展中素质的优化 2、学习型的秘书优化综合素质的有效途径 教学难点：秘书的自我超越 课时安排：4节 第一节 秘书任职标准 秘书任职标准，是选任秘书的基本要求，既带有公平、公正、择优录用的客观性，又带有选任者用人功利的主观色彩。不同的组织和领导者在选任秘书的实践中，在要求达到普遍标准的基础上往往要提出符合自己使用秘书的特殊要求。对求职者而言，既要使自己符合秘书任职的普遍性、一般性标准，又要考虑用人单位的行业性、业务性及领导需要的特殊要求。 一、秘书任职标准的制定 在美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件，很值得我们重视与参考。这些条件是： 一是像心理学家一样善于观察和理解他人；二是像政治家一样有灵敏的头脑；三是像外交家一样有潇洒的风度；四是有调查各种棘手问题的丰富经验；五是有良好的速记能力以及文字功夫；六是熟读各种商业往来中的法律关系；七是能熟练地使用各种办公自动化机器；八是具备相当的金融和税务方面的知识；九是能熟练地对各种文件资料进行整理归类。 例1991年初，以美国的代表西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：具有领导，筹划和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。 　　（一）以任务定标准 　　以会做、能完成秘书工作的主要任务为要旨。 　　（二）以知识能力定标准 1、知识方面：博与专，T型展开 计划经济条件的秘书往往是能力单一的，如“事务型”、“文字型”等。在市场经济条件下，要优化秘书群体结构，提高秘书综合能力，在工作中既分工又合作，这不但为个人能力的发挥开辟了道路，而且为培养多功能型秘书提供了广阔天地。 美国赖特《秘书工作手册》中说：“一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’是一位心理学家、政治家、外交家、研究专家，一位饱学之士作家，业务律师，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。 现代秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家”。 （１）秘书知识结构 知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。 秘书的知识结构包括： １）秘书应具备的基本知识 基础知识是所有秘书工作人员赖以工作，学习的基础，是吸收其他专业知识，相关知识和发展各种能力的前提条件。 ２）专业知识 秘书工作人员知识结构的核心部分，也是区别其他专业人才知识结构的主要，分为两个部分，它反映和决定一个秘书工作人员的素质水平与工作能力。 ａ．秘书工作专业知识 主要包括：秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理学、礼仪知识、办公室现代化知识。 ｂ．秘书人员所在行业的专业知识 秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。 例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。 ｃ．相关知识 任何学科的知识都不是绝对孤立的，它相互交叉，相互渗透，相互影响，相互促进。秘书应尽可能多掌握一些既独立于专业知识之外，又与专业知识密切关联的知识。 ｄ．建立最佳知识结构的方法 　　博与精相结构。 理论与实践相结合。 定向积累与灵活调节相结合。 ｅ．秘书知识的更新 要改变陈旧的工作模，学会在科学决策过程中发挥自己的“智囊”作用，要在“谋”字上下功夫。 总之，秘书工作人员一定要努力地积累知识，使自己成为广学博闻，专业精深的人才。 　　2、智力能力方面：观察力，注意力，记忆力，思维力，想象力。 3、能力方面：a.阅读能力；b.倾听能力；c.口头表达能力；d.书面表达能力；e.协调能力；f.管理能力；g.信息处理能力h.公关交际能力。 附： 秘书谈吐“十忌” 一忌信口开河 二忌人云亦云 三忌花言巧语 四忌装腔作势 五忌出言不逊 六忌模棱两可 七忌晦涩难懂 八忌唯唯诺诺 九忌手舞足蹈 十忌冗繁罗嗦 （四）操作能力 4、基本操作技能。a.电脑应用能力；b.语言运用能力；c.速记和笔记能力；d.财务辅助能力；e.掌握各种通讯工具；f.选择线路安排日程；g.对外交往能力。 （三）以理想定标准—标准高，要求严 1、政治品德方面。有远大理想，坚定的党性原则，清正廉洁，提高政策水平法制水平，高度的责任感，一定的哲学水平，良好的作风。 2、职业道德方面。忠诚守信，甘居幕后，服从指挥，谦虚谨慎，廉洁奉公，周密精细。 　　二、制定秘书标准的原则 　　1、以做人可靠、文化水平合用为选任秘书的基本条件．