电子邮件收发礼仪介绍.ppt

  1. 1、本文档共17页,可阅读全部内容。
  2. 2、有哪些信誉好的足球投注网站(book118)网站文档一经付费(服务费),不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
  3. 3、本站所有内容均由合作方或网友上传,本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺!文档内容仅供研究参考,付费前请自行鉴别。如您付费,意味着您自己接受本站规则且自行承担风险,本站不退款、不进行额外附加服务;查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档,您可以点击 这里二次下载
  4. 4、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“版权申诉”(推荐),也可以打举报电话:400-050-0827(电话支持时间:9:00-18:30)。
查看更多
电 子 邮 件 礼 仪 电子邮件礼仪 据统计,如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封,但有一半是垃圾邮件或不必要的。 “在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。 你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。? 邮件标题 称呼与问候 邮件正文 邮件附件 语言选择与汉字编码 结尾署名 使用技巧 电子邮件礼仪 邮件主题 主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。注意以下几点: 一定不要空白标题,这是最失礼的 标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收” 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。 称呼与问候 俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好处的,即便邮件中有些地方表达欠妥,对方也能平静的看待。注意以下两点: 恰当地称呼收件者,拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。 Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”;结尾常见的写个Best Regards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 邮件正文(1) 正文是邮件最重要的部分,注意以下几点: Email正文要简明扼要,行文通顺 Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。 尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训! 邮件正文(2) Email的正文应多用1234之类的列表,将事情说明清楚 如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查 这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。 邮件正文(3) 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符 在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻,Business Email 不是情书,所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。 邮件附件 附件是邮件的一个重要组成部分,注意以下几点: 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用 如果

文档评论(0)

1112111 + 关注
实名认证
内容提供者

该用户很懒,什么也没介绍

1亿VIP精品文档

相关文档