写E-MAIL常犯的错误.ppt

写E-MAIL常犯的错误 * 给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。? 写email时常范的错误: ?1）邮件写得过长。 每天要收到数百封邮件 每天都有几块固定的时间用来处理email 不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件 一般处理每一封邮件的时间是2-3秒 重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复 不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。 * 2）没有明确的主题。 一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验。 例子： “we are the manufacturer of lights”， “need cooperation”， “Guangdong *** trading company ltd”， “price list for lights-Guangdong *** trading company ltd” * ? 例子：假设你是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码。如果你要写一封开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），你从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人。你怎么写主题？ * Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd. * ?3）长篇大论的公司或工厂介绍。 如：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户……” * 写不写要看具体情况。如果公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以。 如：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you! * 4）爱炫耀英文水平。 若写给韩国人日本人中东人法国人，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂。 外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”。 练习：写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。 * 第一封： Dear Mike,This is Jenny from EDF Co. Ltd. Were so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. Whats the matter?? ?Ill give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? Well purchase the raw material and do the production immediately!Looking forward to your reply. Thank you!Best regards,Jenny * 第二封： Dear Mike,How are you?We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.Please give