费用预算管理与控制系统方案..doc

费用预算管理与控制系统方案 有每天都不赚钱的企业，但没有每天不花钱的企业。竞争激烈的市场，企业的开源及节源都是同等重要的：开源，如何扩大销售额、扩大收入；节流，如何降低经营费用、管理费用。那如何做到开源又要作到节流呢? 那即是, 要有效控制及降低成本及销售费用的现金流出，去创造最大的现金收益。 深圳友为软件有限公司针对企业加强费用内控的需求推出了网络自助费用预算管理系统，是以企业成本费用管理为核心，围绕财务审批流程，从单据的填制、费用的事前申请、网上报销、费用支付、项目管理、资金管理、预算管理及账务管理等环节，实现费用核算管理过程电子化，在线完成网上报销审批，预算管理控制、与财务系统、网上银行数据对接。 友为网上报销系统实现随时随地报销，领导可以随时进行单据审批，实现网上报销e化管理，报销和预算进行紧密结合，时实进行预算控制预警管理，审批流程结束自动生成财务凭证，实现与财务系统对接和网银集中付款管理。帮助企业进行费用事前管理，事中控制，事后分析；资金管理； 友为网上报销系统解决方案帮助企业有效控制费用，提高工作效率，全面提升全员财务管理。 面临的挑战 与企业日常运营密切相关的费用管理包含报销和预算两个组成部分，大多数企业采用的手工流程一方面存在报销周期过长的弊端，另一方面也不能很好地控制预算和实际发生的费用。问题集中体现于以下两方面： 预算失衡――资金流向不明，管理者不了解钱究竟花在何处 各地费用花费情况不尽相同，费用组合形式复杂且变化多样，变动费用难以监管固定办公费用中存在大量浪费，节流成为企业在严峻经济环境下必须考虑的课题。 主管对单据进行审批时对于和单据相关的费用和其他业务没有全局性认识，进行审批时无法及时得到有效数据支持审批决定。 手工操作效率低――预算和报销的审批周期冗长，存在大量重复劳动 员工报销需多个部门审批以及主管签字核准，并直接到财务部进行报账，大量占用有效工作时间。地域分布较广的企业，手工单据的传递过程可能造成单据丢失和遗漏，进一步降低了效率。一旦相关人员出差在外，签字审批流程常常被迫中断。 由于各公司采用各自不同的编列方式进行预算分配，遇突发状况需要紧急追加预算，手工操作不能及时响应。员工需要先手工填写单据交给主管及财务审核，流程结束后财务还要将单据逐一输入财务系统，整个报销过程充斥大量重复劳动。 受审批流程和财务处理速度双重制约，资金支付严重滞后于业务发生。 1.2 友为费用预算管理与控制解决方案功能描述 1、费用预算编列 2、线上费用申报 3、自定义多层审批流程功能 4、灵活的费用分类汇总功能 5、自动预警设置 6、风险的管控 7、能与企业现有系统进行对接整合 8、能根据客户需求快速进行二次开发 9、当企业不仅只是满足对费用进行预算管控的时候，我们能为客户提供更多成熟的预算管理方案 2. 友为费用预算管理与控制解决方案给企业带来的效益 费用预算管理与控制解决方案不仅实现了无纸化办公的理想，更在以下三个方面为企业带来收益： 提高工作效率 审批过程不再需要员工拿着单据在各审批人办公室、财务部门之间来回折返，系统通过邮件提醒审批者有亟待审批的费用，并自动在审批结束后进入下一个与物理单 据的审核流程，最后报财务部门等待付现。即使审批者出差在外，也不影响报销流程的运转。原先需要一个半月才能完成的报销流程能缩短至两周左右时间。 提升审批透明度 系统通过权限设置提供不同级别的查询功能。普通员工可以看到自己所有申报的费用报销纪录，并可点击查看单项费用的审批纪录。主管按部门、产品项目不同，可 查询自己权责范围之内的所有差旅办公、产品专项开发费用等纪录，而更高层领导者则可查看公司全体员工的报销情况，从而了解每一笔支出的用途。另外，系统还 能统计员工审批被拒绝的概率，从而提醒审批者着重考察信用额度较差的员工。 降低运营成本 系统设有的费用预算管理这一功能项，按年度、季度规划个人、 部门费用预算，包括交际、办公用品、电话传真、差旅费用，并提供预算与实际成本的对比报表，有 助于主管了解在哪些方面支出超过了预算，加强对费用的监控力度，改善企业内部资金占用情况，从各方面降低企业总体运营成本。