费用报销及管理解决方案..doc

费用管理解决方案 目 录 1费用管理概述 3 2预算管理 4 2.1预算编制 4 2.2预算控制 4 3费用拨付 5 4借款管理 5 5费用管理 6 5.1费用申请 6 5.2费用合同 6 5.3费用报销 7 5.4费用调整 8 6会计处理 8 7费用分析 9 8目标用户 10 9竞争优势 11 1费用管理概述 费用，是企业控本降耗，提高企业经济效益的重要控制指标。在行业，费用控制比成本控制具有更重要的意义。比如制药业，费用大约占到销售收入的比重50%左右，而成本只占销售收入一般10%。根据会计学重要性原则，制药行业费用控制比成本控制重要得多。 只讲对费用的控制其实是过于狭隘的，费用管理的重点不在控制，更在于费用的有效投放。提高费用的投入产出效果是费用管理的重中之重。 《费用管理》管理的费用范围包括销售费用和管理费用。《费用管理》为用户提供费用预算的编制，费用报销的支付，费用的投入产出效果分析等功能。 流程说明： 由业务员提出费用申请，费用申请受费用预算控制，即只能在预算内提出费用申请。一般而言，市场费用才需要走申请流程，象日常费用报销多简化处理，直接填费用报销单。 有的费用申请需要进一步签订费用合同，比如在药店或超市要举办某个市场活动，经常需要与药店或超市签订一个费用支持合同，即药店或超市配合举办某个市场活动，厂家给予一定的费用支持。对于需要签订费用合同的，依据费用申请单生成费用合同单。费用合同，也可以手工填制。费用合同同样受费用预算的控制。 经审批后的费用申请单(不需要签订费用合同的)、费用合同单，可以参照生成费用报销单。费用报销单也可以手工填制。费用报销单可以支付现金，也可以冲抵先前的借款。费用报销单经权责人审批后传给会计部门编制会计凭证，传入用友总账模块。 从费用费用申请到费用报销各环节，都可以设置审批流多级审批。可以按报销金额大小设定审批人，可以按超预算金额大小设定审批人，可以按费用管理类、客户类、部门等多角度设置审批人。 2预算管理 2.1预算编制 可以灵活定义预算项目，可以为不同的预算项目指定不同的编制口径(按部门+业务员+客户任意组合)。可以灵活定义各费用管理类与预算项目的对应关系，并在费用单据录入时自动匹配找到预算项目。 用户可以在excel表中先行编制预算再导入到费用预算单中。 支持预算调整，可以调增，也可以调减。 2.2预算控制 可以定义费用管理类与预算项目的对应关系。可以是多个费用管理类对应同一个预算项目。比如可以把预算项目定义为办事处日常费用，费用管理类的办公费、差旅费、水电费等都对应于办事处日常费用这个预算项目。费用报销时，只要录入费用管理类，系统就可以自动匹配带入默认的预算项目。默认的预算项目可以修改，用于调剂余缺。 根据选项，当月的预算结余或预算透支可以转入下月。 预算控制力度分为超预算时提醒，超预算时强制终止，不控制等选项。 预算超支可以走审批流进行审批。等待审批的信息可以通过短信、邮件、U8平台消息通知审批人，提请审批。审批时可以输入审批意见。审批意见可以通过短信、邮件、U8平台消息反馈给提交人，提请按审批意见修改。下图为审批的反馈信息： 3费用拨付 （U8有此功能，U6无此功能） 处理公司财务向营销财务，营销财务向大区或办事处划拨款项的专用单据。 在医药企业，一般在公司账套之外再设立一个营销财务的账套，营销财务管辖的各个大区、办事处还会在所在地银行开设备用金账户。营销财务需要系统反映与公司账套间的资金往来，与大区办事处的资金往来。借款单是处理备用金借款、市场开发借款、市场活动借款等员工各种借款的专用单据。 可以多角度记录借款用途，包括借款用于的费用管理类、费用会计类、客户、存货、项目(如某项市场活动，进院开发)、客户联系人(如某医生、医院库房主管)等。 可以直接选择借款单还款，支持多次还款，支持一个员工替另一个员工还款。 费用管理模块为费用提供两种分类方法：一是费用管理类，只用于内部管理，不对外，二是费用会计类，用于编制会计凭证。用户可将费用管理类分作如：学术推广费、临床试验费、商业咨询费、市场开发费等；将费用会计类分作如差旅费、会务费、业务招待费等。费用管理类与会计类经纬结合，既真实记录灰色支出，又有效抹平灰色支出痕迹，将灰色支出有效隔绝于外部审计视线之外。比如：临床费是一种敏感的费用，但在药品销售中却又必不可少。临床费付给医生是无法取得任何合法的商事票据的，但这些费用还得想法报销入账，实践中多变通为会务费、学术研讨费、招待费等报账。虽然会计上已按票据记载的内容把临床费分解成会务费、学术研讨费、招待费入账，但管理上却还要能统计出临床费实际支付了多少。 用户可以根据管理的实际需要，按部门+业务员+客户+费用管理类设定不同报销金额的审批流程，按部门+业务员+客户+预算项目设定超预算的