质量记录控制程序讲述.doc

XXX鞋业有限公司 质 量 记 录 控 制 程 序 文件编号 SS-P-02 版 次 A/0 页 次 1 / 6 1. 目的 规定本公司质量记录管制程序与作业细节,界定质量记录之鉴别、储存、保护、取用、保存期限及废弃处置所需的管制. 2. 范围 本程序适用于本公司各权责单位之质量记录管制工作. 3. 权责 有关质量记录管制工作由2阶层程序书及3阶层工作指导书中所指定权责单位/人员依相关规定办理，并由”文件管制中心”负责全面督导工作。 4. 内容 4.1 程序 “质量记录管制程序图”如下: 质量管理系统文件拟案、审查、核准者 文件管制中心 各权责单位人员 记录名称格式/相关文件 质量记录一鉴表 质量记录销毁申请表 XXX鞋业有限公司 质 量 记 录 控 制 程 序 文件编号 SS-P-02 版 次 A/0 页 次 2 / 6 4.2 程序说明(相关作业细节) 4.2.1 质量记录之定义为执行质量管理系统时所必须作成并予以保存的书面( 或其它形式 )资料，尤其是指证明质量管理系统持续有效运作与矫正预防措施已经确认执行之资料，包括有关训练记录以及审核与审查的结果。 4.2.2 质量记录表格由质量手册/程序文件/工作指导书之拟案者根据工作执行/运作上之需要而设计，并作成相关文件之”附表”并核发至各相关单位做为鉴别(审核)、搜集相关质量记录之依据。 4.2.3 为便于管制所有质量记录，除于相关文件/表格中个别规定其审核、搜集方式外，并由”文件管制中心”清查手册及所有程序文件/工作指导书中所提示之质量记录作成”质量记录一览表”(如附表一)说明质量记录之记录名称表格代号、相关文件编号、审批权限、记录维持方式、档案编号及保存期限。 4.2.4 质量记录管制记录编号原则 □□-□□□-□□ 4.2.5 ”质量记录一览表”由管理代表负责审核后交”文件管制中心”加盖”发行章”分发各权责单位主管存查，原件由”文件管制中心”保管，文件名称为”质量记录一览表”(永久保存)该表修改时重新办理审核，并于分发新资料时收回旧资料。 4.2.6 不同名称之质量记录如有须相互对照索引者，应于表格中设计填注字段,或由各权责单位以建立管制表/目录方式索引相互关联之记录。 4.2.7 质量记录须注记作成日期并赋予编号,以便于辨认顺序、查寻及索引。日期与编号原则上均于表格右上方适当位置，日期以”_年_月_日”方式注记,编号以”编号:_____”或”NO._____”方式注记,编号原则如下: □□ □ □□ □□ XXX鞋业有限公司 质 量 记 录 控 制 程 序 文件编号 SS-P-02 版 次 A/0 页 次 3 / 6 月份 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 代码 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C 4.2.8 近期质量记录一律按”质量记录一览表”规定之文件名称、记录相关性质及作成时序（日期先后顺序）整理归档。 4.2.9 尚于保存期限中之过时质量记录由建文件保管单位视档案夹容量情况定期汇集整理、分类保管。过时质量记录一律加封面装订成册。封面须书写整齐易于辨识，封面大小配合各种记录表格裁制。 4.2.10 使用时机若为时、日的质量记录按月份整理归档，为周、月、季、年者按年度整理归档。 4.2.11 质量记录档案夹以采用A4夹为原则。如有记录表格大小、记录收集数量及收集方式不适用于上述档案夹，得选用其它合适之档案夹。 4.2.12 质量记录档案标示位置一律于档案夹外侧立面，档案按档案编号及记录期间之顺序排列放置。 4.2.13 质量记录于各质量管理系统文件中已订定保存期限者，一律按相关文件规定保存，未订定保存期限一律保存1年(1年之计算以当年年度末再加日历年1年)。 4.2.14 由”文件管制中心”指派人员不定时检查各项质量记录之建文件、储存、保护与处置状况并适时跟催相关人员按规定保护与处置其质量记录，并于办公室易于取阅位置设专柜储存以防止损毁遗失。 4.2.15 各单位应于每年底将超过保存期限之质量记录作出”质量记录销毁申请单”经“文件管理中心”及管理代表核准后办理销毁，或加盖”作废章”回收利用。“申请表”由各单位保存3年，文件名称为”质量记录销毁申请单”。 4.2.16 在同一记录档案内如须再分别其属性者，可置“隔页纸”加以区别。 4.2.17 质量记录管制注意事项 ( 1 ) 质量记录必须填写工整正确，尽量不使用铅笔填写。审核记录必须办理完整。 ( 2 ) 质量记录不得任意涂改，必须更正时，由作成者与审核者于更改处签名或盖章方式确认。更改后，原内容须保持可见性。 ( 3 ) 质量记录表格所设置字段若确实无填记必