2第二章秘书办文的工作.ppt

任务三 背景：四川阳光公司在5·12地震中40人遇难，灾后收到公司总部捐赠人民币20万元和价值400万元的保单。总裁委托秘书给阳光公司写一封慰问信。 任务：请你拟写一封慰问信。 要求：用语得体；情感真挚；形式规范。 本次实训需要提交的材料 1.制作好的各种表格 2.会议通知 3.慰问信 4.注明组长及组员座位号、姓名 本章结束！ （二）文件归档 如何填写卷内目录 顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注 根据背景材料，填写下列表格： 顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注 练习 1.北方大学关于对经济学院王慧同学予以表彰的通知 北方〔2002〕5号 各院、全体学生： 经济学院的王慧同学代表我校参加2002年2月26日全国英语演讲比赛，获得了一等奖的好成绩，为我校争得了荣誉。 鉴于王慧同学的事迹，我校决定对王慧同学予以表彰。特此通知。 北方大学教务处 二00二年三月二十五日 2.北方大学关于表彰张彦同学拾金不昧的通报 北方〔2002〕15号 我校文学院共产党员张彦同学，于5月1日拾到人民币两万元。虽然张彦同学家境比较困难，但张彦同学不为重金所动，将拾到的巨款如数交到××派出所。张彦同学在金钱面前体现出的高尚品德，受到了广泛的称赞。 为表彰张彦同学的拾金不昧，学校决定奖励张彦同学500元奖金，并在全校通报表扬。 希望全校学生，尤其是共产党员，向张彦同学学习，树立良好的道德风尚，为两个文明建设做出贡献。 北方大学学生处 二00二年五月二十日 （三） 档案保管 注意事项——“八防” 防水、防火、防霉、防潮 防虫、防盗、防尘、防光 第三节 技能训练 行政公文写作常见错误 《国家行政机关公文处理办法》 （简称新《办法》，于2001年1月1日正式施行） 一、公文眉首常见错误 由公文份数序号、秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成 “秘密等级和必威体育官网网址期限”、“紧急程度”要标识于公文首页右上角，“发文字号”中的“年份”必须用六角括号“〔〕”括入。 如×××[2001]1号，是不规范的，应改为×××〔2001〕1号。 例：发文字号编写不当的常见错误1、机关代字混淆国务院四川省人事厅华东师范大学南京大学河南大学 2、年份不全。乱用括号。例如：①计生(96)第15号②民政(2003)16号③府发[2002]47号3、机关代字、年份、序号次序颠倒。①成保〔96〕劳人字第51号②〔2000〕外经贸发展审函字第2691号 二、公文主体常见错误 由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和附注等构成。 主要错误表现 ： 1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。 【1】文种错用(1)请示与报告错用、并用《××公司关于急需购买碱性电池的报告》(2)函与请示错用《××市司法局关于拨付法制教育经费的请示》 (3)通告与公告错用《××商场有奖销售开奖公告》 例：标题拟写不当 【3】乱用标点符号《XX县工商局、税务局关于发布“XX县农村集贸市场管理暂行办法”的通知》  【2】事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确a、《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》b、《××县工商局关于摆摊设点的决定》 错误主要表现 ： 2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确 3、由于内容混杂或语言的歧义等原因，造成正文主题不明确 5、结构层次序数标注不当 第一层为‘一’ 第二层为‘(一)’ 第三层为‘1’ 第四层为‘(1)’。 只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。 4、引用公文不当 “你公司《关于成立通洲集团中心拍卖行的请示》收悉……” 三、公文版记常见错误 公文版记由主题词、抄送机关、制文机关和成文日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。 练 习 1．根据公文内容拟写标题 (1)某市人民政府为巩固城市绿化的工作成果，制发一公布性文件，将保护城市绿地应遵守的有关事项告知全市各界。 (2)某省人民政府收到《某省教委关于加强教师队伍建设问题的报告》以后，经研究认为文件针对的问题十分重要，文中建议切实可行，决定对该文加注批语后下发施行，为此制发文件。(3)某市劳动局为加强对城镇待业人员的管理，进一步做好劳动就业工