第一章 13供方管理规定.docx

供方管理规定一、目的加强对供方的管理，更好的为各部门和客户提供优质、高效的服务。二、适用范围适用于为我司提供各类服务的所有合格供方的管理。三、职责各部门负责日常对供方服务情况的检查、监督，定期如实反馈供方服务情况，并对存在问题的整改情况进行跟踪、验证。行政部负责定期统计各部门反馈的供方服务情况，并反馈给供方；行政部负责与供方进行服务等相关事宜的协调和沟通，并按合同及考核标准对供方实施考核。内容（一）工作程序1、选择供方的原则供方的选择应遵循“质量第一、服务至上”的原则，选择有较高信誉的供方对代理供方的选择，应选择具备区域性代理资格的供方，并应具备相应的售后服务和保修能力。对生产型供方（如印刷等）的选择，应遵循“就近原则”，保证产品和服务的及时性。对服务性供方的选择，应参考行业内的使用情况，选择正规、有专业资质的供方。对个人、挂靠等形式的供方，需经主管领导审批后方可使用。为保证价格的合理性，每类物资应有两家（或以上）合格供方以备选择。不以价格作为唯一选择条件的原则。2、供方的评审资料要求1）对物资零售、批发、代理供方评审时，须具备的资料（包含但不限于以下内容）：供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明等；特种产品的经营许可证（如：安防器材、泳池药品、有毒有腐蚀性物品、易燃易爆物品、消防用品等）和特种产品的检验报告；代理商代理授权证书，代理产品合格证书等；采购物资的报价单；合同样本；证明供方品质保障能力的其它相关文件；供方简介及联系方式。2）对生产型供方评审时需具备的资料（包含但不限于以下内容）供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明；主要产品的形式鉴定证书；特种产品的生产经营许可证（必要时）；报价单；合同样本；证明供方品质保障能力的其它相关文件；供方简介及联系方式。3）对服务型供方评估时应具备的资料（包含但不限于以下内容）供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明；特种作业许可证（空调清洗、外墙清洗、消杀、防水、电梯、水箱清洗、垃圾清运准运证等）；特种作业人员资质证书（健康证、资质证等）；合同样本；证明供方品质保障能力的其它相关文件；供方简介及联系方式。4）对工程施工型供方评估时应具备的资料（包含但不限于以下内容）供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明；施工资质证明（土建、给排水、设计、总包资质等）；近三年的业绩证明。合同样本；证明供方品质保障能力的其它相关文件；供方简介及联系方式。5） 免评审供方知名大型企业或商场（超市），如：联想、Dell、华联商场、家乐福、沃尔玛、百安居、苏宁电器、国美电器、大中电器等。3、供方的评价与认定各部门均可以书面形式向行政部推荐符合上述要求物资和服务的供方。对物资零售、批发、代理供方进行认定时，应到供方现场进行考察，了解供方提供资料、办公地点、人员等的真实性；通过电话咨询被评估供方的现有顾客，或到其顾客工作现场了解供方产品的质量、售后服务等信息。并将考察结果填写《供方调查表》。对服务型供方进行认定时，行政部组织财务部及相关专业人员到供方现场进行考察，了解供方服务能力、财务状况、品质保障能力、服务人员素质等信息，并填写《供方调查表》，必要时需到供方顾客现场了解产服务的具体情况。行政部 通过供方提供的各类物品、服务报价，结合其他条件如送货及时性、质量保证能力、售后服务情况和综合实力，出具综合评价意见，填写《供方评价表》，经各相关单位审核，总经理签字批准后，纳入《合格供方名录》。《合格供方名录》须在每季度首月10日前发放至财务部和各使用部门。对工程施工型供方、行政部组织相关人员到供方公司及供方承建项目进行考察，了解供方资质情况、施工工艺情况、施工质量情况等。行政部 每年度（根据实际情况确定），对公司常用办公用品、工程材料进行招投标和评定供方工作，选择2-3家价格、服务最优的供方与其签订供货合同，纳入公司《合格供方名录》。公司应与合格供方签订合同/协议，明确质量（保证）要求、技术标准、送货要求、结算方式、环境和安全行为要求、违约责任等相关内容，有特殊要求的应注明。4、供方的管理1）对供方的监控和施加影响A．服务供方的日常监控各部门 负责服务供方的日常监控，具体执行《工程施工管理控制程序》、《设备设施管理规程》、《清洁卫生管理规程》、《绿化管理规程》、《消杀管理规程》。使用部门根据文件和合同的要求处理供方服务质量问题并及时向行政部 反馈。各部门应指定专人依据合同、服务标准和管理规程的要求对服务供方进行日常监督检查，并将检查情况填写相应的检查记录；各部门和行政部在日常监控和品质检查时中对服务供方的服务质量绩效情况进行评价，对存在的问题及时与供方驻场负责人进行沟通和处理，必要时向供方书面提出《不合格整改通知书》。将存在的严重不合格项填写《供应商问题反馈表》反馈至行政部处