永乐软件中电子文件归档操作指南资料.ppt

永乐软件中电子文件归档操作指南 赣榆县档案局 一、如何修改永乐软件中的保管期限表 二、如何在电子文件目录 上链接相应的电子文件 三、如何修改链接错误的电子文件 备注 1、该操作须在《永乐文档一体化》软件中进行，操作前应把归档文件的目录输入计算机，然后再添加电子文件全文。 2、文件归档后，只需要对保管期限为永久和定期为30年的目录添加电子文件全文，定期为10年的目录不需要添加。 3、添加的电子文件全文，不论是办公自动化软件中形成的，还是将纸质文件扫描后形成的，都须要将该文件重新命名与归档后目录档号一致。 例：赣档[2006]18号 关于印发《2006年全县档案教育培训计划》的通知 归档后的档号：020420060020bgs0001 其相应的电子文件应重命名为： 020420060020bgs0001 4、在归档工作结束后，应将电子目录从软件中导出，和所对应的电子文件一起刻录成光盘保存（一式三份）,各单位要在保管期限表中另给所形成的光盘一个目录号,不要归档到声像实物档案中。 5、未使用《永乐文档一体化》软件的单位，也应当将在其他软件环境中形成的电子目录（符合DB32/505-2002标准）和相应的电子文件全文（需重命名），刻录成光盘保存。 6、如果有疑问可咨询赣榆县档案局业务指导科 联系人： 陈召艳 电 话 谢 谢 大 家！ * * 打开永乐软件后，请点击”系统”按钮 在下拉菜单中点击“系统维护” 在系统维护代码表维护中，选择保管期限8（注意：前面小手必须指向8这栏） 再点击工具栏上的“新增”按钮 修改相对应的数值 将代码值8改为9；将显示值25年改为30年；将保管期限8改为保管期限9 修改结束，点击“保存”按钮 打开文件级管理，保管期限下拉框就已经有了30年这个选项了 1、打开永乐文档一体化软件 2、检索出要添加电子文件全文的文件级目录,并点击其题名 3、点击工具栏上的“全文标识”按钮 点击全文标识 4、从打开的对话框中选择所需要添加的电子文件 选择对应的电子文件 再点击打开 5、点击“打开”按钮，确定所选择的电子文件 点击保存 6、保存所进行的操作 再次点击文标识 7、再次点击“全文标识”按钮 点击打开 8、从弹出的对话框中，点击“打开”按钮 9、计算机会自动打开所添加的电子文件 点击转成卡片式按钮 1、打开永乐文档一体化软件，点击工具栏“卡片式”按钮 1、删除原来链接的路径 2、删除后保存 2、在卡片式状态下，检索出链接错误的文件级目录 3、在全文标识后面的对话框内删除原来链接的电子文件路径 4、删除后点击工具栏上的“保存”按钮，保存所进行的操作 1、再次点击全文标识 2、重新选择链接 5、再次点击“全文标识”按钮 6、从弹出的对话框中选择新的电子文件后，点击“打开”按钮 1、修改后新的路径 2、再保存 7、在全文标识的对话框内可以看见新的电子文件的路径 8、点击“保存”按钮，对修改后的结果进行保存 1、点击全文标识 2、点击打开 9、点击“全文标识”按钮，从弹出的对话框中点击“打开”按钮 10、计算机自动打开新链接的电子文件 *