第一章涉外秘书概.pptVIP

商务秘书和涉外秘书的区别 1、商务秘书就业特点：?适应性广，市场需求量大。?????? 缺点是工资待遇一般，而且要求较长的工作经验。应届生很难一次性找到理想的工作，大多转行。?????? 2、涉外秘书就业特点：?????? 外语过硬，转行几率大，就业多元化。工资待遇相对较高，福利待遇好。?????? 缺点是，很难找到专业对口的秘书职业。一般从事外企文员，或者外企领事的助理、翻译等工作，自由时间有所限制。????? 综合而言，个人比较偏向涉外秘书，做不了秘书还可以做翻译。起码就业不愁，而且待遇不会太低。 第一节 涉外秘书与涉外秘书工作 一、涉外秘书定义 涉外秘书，主要是指去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。 　　在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作，. 他们要和全球范围内的客户联络和提供服务，他们的工作是国际化的，也是非常重要的。 　　在中国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华机构，我国涉外单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书，他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。 二、涉外秘书的特点 (1)角色双重性 　　涉外秘书既是三资企业的员工又是中国的公民。如果不能处理好角色的双重性，涉外秘书会陷入两难境地。现实中，涉外秘书常处于外方雇主和中方雇员的矛盾夹缝之中，搞不好会两头受气，难于处理。因此，秘书在协助上司管理、经营、运转本企业之时，既不能为取悦外方而不顾国家民族的利益，又不能不顾商业信誉，为迁就中方落后的经营管理理念而损害外方的利益。角色出现冲突时，涉外秘书要能将原则性和灵活性很好地结合起来，有理有利有节地处理。所谓的角色冲突是指当个体面临多种角色时，个体如果服从一种角色的要求，就有可能无法服从另一种角色的要求，个体面临的两个或更多的角色期待就会出现相互矛盾。因此，秘书在辅助上司与中方进行合作谈判时，要切实保护中外各方的利益，在公司内部处理外企雇主和中方雇员的矛盾时，要多解释多沟通，利用处理人际关系的技巧，充分考虑文化上的差异，做好关系的弥合工作。 (2)文化冲突性 　　在三资企业中，中外双方的人员因为信仰、观念、宗教、语言、习俗、传统等许多方面的差异，常常对一些问题的做法和看法会产生差异和矛盾。例如，对守时的松紧度的看法，中外观念差异较大。中国人常常会将三五分钟忽略不计。如果开会或赴约，会认为迟到三二分钟不算什么，是很守时的。下班时提前几分钟收拾一下自己的东西也是很正常的。上班塞车迟到几分钟没什么样大惊小怪的。而中国人的做法在日本、德国等作风严谨、严格守时的外籍雇主来看，就是严重地缺乏守时意识，工作疲沓、不投入和不努力的表现。另外，中方雇员在与外国人员交往的过程中，因不了解对方国家的宗教信仰、风俗习惯，可能会在馈赠对方礼物：宴请待客、聊天谈话之时，产生误会和矛盾。例如，依中国文化看来，荷花代表高雅，出污泥而不染，而菊花代表冷艳，傲霜雪而不衰；但是，如果秘书代表公司去购买礼品，买来装饰有菊花或荷花图案的物品送给法国、意大利、日本等国的朋友，就会引起对方的不快，因为在法国、意大利等国以菊花为丧花，在日本，以荷花为丧花。总之，在与外企雇主和外商的接触交往中，要主动地去了解熟悉对方的文化，以期达到和睦共事。 (3)管理广泛性  　　在三资企业中，层次越高的秘书其职责范围越广，对上司的“补偿功能”越突出、越重要。所谓“经理补偿功能”(Excecutive-extender)指在企业管理活动中，任何一级管理者即使其知识渊博、经验丰富仍难免在某些方面因知识视野的制约、精力体力的局限、理性经验的欠缺，而造成信息的“盲区”、决策的失误和管理的缺失，这就需要秘书见微知著、拾遗补阙。秘书应从智力、精力、心理等多方面对上司构成补偿。秘书的补偿作用发挥得越好，上司工作的压力就越小。涉外秘书应用技术工作的比例占得很高。其工作内容涉及财会管理、营销清算、税收缴纳、外汇结算等许多方面，这就要求秘书要熟悉国际商法、金融管理、企业文化，有更强的协调能力。 　　在三资企业中，无论是经理行政助理还是职能部门的秘书常常身兼多种琐碎、具体的事务性、服务性工作，如接打电话，收发信函包裹，打字速记，接待来客，管理时间，收集信息，安排差旅，布置会场等。这些工作看似十分平凡，甚至单调枯燥，但微小的失误就可能给公司造成巨大的损失和很坏的影响，如影响公司贸易的成交率，打乱了公司的销售计划，伤害了公司的客户关系，损害了公司的良好形象。因此，涉外秘书更要处理好工作主动性和被动性的关系、经常性和突击性的关系。这既要发挥主动积