浅谈规范归档、促进档案信息化管理.pdfVIP

浅谈规范归档、促进档案信息化管理 周德平 (南通职业大学，江苏 南通 226007) [摘 要】文章提出了高校文件归档过程中的技术操作方法，使之形成规律，是实现档案实体与现代信息化一体化管理的有 效途径。 [关键词】高校档案；规范归档；信息化管理 随着高校办学规模与招生人数的不断扩大，教学管理与 是一个主观分类标准，是一个不可缺少的分类层次。这样分类， 教学实践活动中形成的归档材料愈加丰富，传统的档案管理 能够将不同价值的归档文件从档案实体上区分开来，使档案部 模式已不能适应电子信息时代的需要。档案软件管理模式应 门能够有针对性地采取整理和保护措施，为档案移交进馆和到 运而生，它是以档案业务为核心，以计算机技术、网络技术为 期档案鉴定等管理工作提供便利，在实际操作中，要先制定好 手段的新型档案管理模式，它的应用使档案管理更为科学化、 本单位的档案保管期限表，详细科学地明列每一种归档文件的 现代化。但是要充分发挥软件管理的优势，档案管理者必须熟 保管期限。这样在归类时，就可以减少主观因素的干扰，不受 知档案业务知识，规范文件的归档，充分掌握软件功能，以实 人员调动等因素的影响，便于档案软件的应用。一般高校在教 现档案的信息化管理。 学管理和教学实践活动中形成教学归档文件有17个类目，即： 一 、 掌握档案业务知识，规范文件归档 (1)上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件，教育改 只有通过计算机技术和现代通讯技术在档案工作的各个 革、教学计划、专业和课程设置，招生、毕业生分配等方面的计 环节、各个方面，各个层次的应用，档案信息资源才能得到广 划、指示、规定、办法等。 泛的开发和利用，才能实现高校档案管理标准化、规范经、现 (2)综合性教学文件材料，学校制定的各种教学制度、办 代化、高质量地为高校的各项工作服务，要实现档案软件管理 法、规定、条例、教学工作的各种报表。 的规范化，首先必须规范文件归档，规范文件归档与档案软件 (3)招生工作材料：招生计划、简章、专业介绍、新生名册、 管理规范相吻合，才能发挥档案软件的开发利用的功能；为 代培计划、合同、招生工作总结等。 此，档案工作人员要在规范文件归档上下功夫，了解、熟悉档 (4)学籍管理材料：新生登记表、学生学籍卡、成绩卡、在校 案学基础知识，分析和发展档案业务，掌握业务开展的原则、 学生名册、学生学籍变动(升级、休学、转学、复学、退学)的材 理论、方法和实践特点，同时要清楚档案软件管理的各个环节 料。 的密切联系和各个业务功能模块的技术知识，掌握业务范围 (5)学生奖励材料 内的信息化操作技能。规范文件归档需掌握必要的业务整理 (6)教学计划、总结材料：教学计划、方案和教学改革方案、 的基础知识，如：国家档案局2000年12月6日颁布施行的 总结等。 《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)，理解和把握《规则》的 (7)教材方面的材料：自编、主编教材的正本，各系各专业 内涵，是正确实施《规则》，推进立卷改革的前提，我们在归档 教材使用目录。 整理工作中对文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等过 (8)实习方面的材料：教学实习、生产实习的计划、大纲、实 程进行规范化、标准化的整理，即： 习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告等。 1．归档文件的装订。文件以“件”为单位进行装订，操作方 (9)课堂教学材料：课程安排表、课程进程表、教师任课表、 法是：一般厚度的文件(15页纸内)采用缝纫机轧边，以文件的 典型讲义、教案、各系、各专业的考试题等。 左侧为装订边，较厚的文件采用三孔一线的方式装订，装订要