电子文件形成的特点及档案管理.pdfVIP

第26卷第4期 青 海 电 力 Vo1．26 No．4 2007年l2月 QINGHAI ELECTRIC POWER Dec．，2007 电子文件形成的特点及档案管理 刘惠兰 (西宁供电公司，青海 西宁 810003) 摘 要：随着计算机信息系统特别是OA系统的广泛应用，电子文件大量产生，如何管理、采集、鉴定并移交形 成的电子文件已成为文件管理部门面临的重要课题。本文对电子文件的特点、发展趋势进行了探讨，并提出 了加强电子文件与档案管理的方法。 关键词：电子文件； 档案管理 中图分类号：G271 文献标识码：C 文章编号：1006—8198(2007)04—0070—03 Formation Characteristic and Management of Electronic Archives LIU Hui—lan Abstract：Along with computer information system，especially OA system’s wide application，it produces plenty of electronic files，how to manage，collect，identify，and hand over the form ed electronic files becomes an important subject that the file management department facing．The paper discusses the electronic file’s feature and develop． ment tendency，and puts forward method of enhancing electronic files and archives management． Keywords：electronic files； archives management 2)传递效率较高。在信息网络连通的情况 1 电子文件形成的特点及发展趋势 下，电子文件的传递办理可以直接由计算机等现 电子档案管理作为电子时代的新生事物，已 代办公设备迅速地处理和传递，甚至通过系统提 逐步应用于政府及各大型企业档案工作中。然 示进行督办，减少了传统文件管理中拖拉现象。 而，电子档案管理与传统档案管理的方法迥然不 3)利用效率高、信息共享快。电子文件由于 同，从其形成、采集到具体管理有自身的特点。 在电子网络环境中形成、传递，利用者通过网络和 1．1 电子文件形成的特点 授权就能够即时利用电子文件，不受时间、地域和 实际工作中，应用计算机信息系统进行文件 距离的影响。 与档案管理过程中，文件的拟稿、审核、修改、签发 4)保管要求高、备份多。电子文件储存到光 到最终制成均由有关人员在计算机管理系统中形 盘、磁盘或硬盘等载体上以后，由于这些新型的文 成，相关文件的标识性信息也一次性录入文件数 件材料载体自身带有的物理特性，要求防磁、防高 据库，实现了文档一体化的无缝衔接。但在电子 温、防潮湿、防静电、防震划、防病毒等，对环境的 文件形成的同时，与传统的纸质文件产生了极大 温湿度、防磁性等条件的要求高；并需要不断转存 的差异，电子文件呈现出以下特点。