科技文件与科技档案管理方法浅议.pdfVIP

第27卷第4期 河 南 林 业 科 技 V01．27N0．4 2 00 7年l2月 Journal of Henan Forestry Science and Technology Dec．2 0(》7 科技文件与科技档案管理方法浅议 赵 辉，凌晓明，杨海清，杨春华 (河南省林业科学研究院，郑州 450008) 摘 要：阐述了科技文件，科技档案的定义与内涵，两者的区别与联系，科技文件归档转化为科技档案程序， 给出了纸质文档常见书写用品的耐久性及保管方法，特殊文件档案载体的种类、特点与保管方法，以及电子文 档的特点，使用载体种类和备份，存档管理方法 关键词：科技文件；科技档案；归档；管理 中图分类号：G 275．3 文献标识码：C 文章编号：1003～2630(2007)04—0045—03 1科技文件与科技档案概述 核科技文件的真实性和可靠性，包括内容是否与客 1．1科技档案管理学的产生与发展 观事实相符合，也包括保存文件的载体是否可靠。 我国科技档案形成于20世纪50年代，是在档案 首先科技文件必须是完整的，每个项目需要保持成 管理学的理论、原则和方法的基础上产生和发展起 套性，能够完整反映这一项目从立项、研究、结题 来的一门新兴的档案学分支学科。 到取得成果，使其成为一个有机的整体。其次，根 20多年来，随着一大批学术论文和研究专著的 据档案是生产活动真实历史纪录的要求，要保证归 出版和众多有关科技档案管理的科研项目立项，我 档的科技文件真实准确，能够如实记载和反映研究 国科技档案管理工作和档案管理学取得了较大进 过程和研究对象，内容客观真实，保持一致相互印 展，自1978年郑州航空工业管理学院于在全国范围 证。在对科技文件进行密集鉴别和保管期限鉴别后， 内首先开展了科技档案管理专业开始，30多所大专 通过整理使得科技文件系统化，成为一组有机联系 院校相继开设了以科技档案管理学为核心的档案学 的整体一案卷。由产生该文件的业务部门组织案卷工 专业，研究水平逐步提高。 作，档案管理部门负责协助、指导并检查。 1．2科技文件 科技文件归档是指在研究、生产过程中形成的 科技文件是以特定的目的、特定的方式，通过文 具有保存价值的科技文件按照归档制度收集、整理 字、字母、技术术语、线条、声像等不同的形式、 后，移交档案室保管。整理移交过程必须严格按照 不同的载体，技术与反映各种科学技术活动的内容 归档制度，把归档份数、归档时间、归档要求、履 与成果。科技文件既是生产、基本建设、科学研究 行的手续以及相关单位了解清楚，是保证科技档案 等科学技术活动的记录与反映，同时又是指导生产、 收集工作质量的前提条件。我国许多法规都对归档 建没、科研等科技工作的依据，这也是科技文件所 制度作了明确规定。如《档案法》第十条规定：“对 发挥的现实效用。它不仅能够完整系统的记录，深 国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定， 刻揭示客观事物的本质和归路，而且有利于长期保 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集 存和重复制造，能够保证科学技术的不断继承和发 中管理，任何个人不得据为己有。”《科学技术档 展。 案工作条例》第五条规定： “一个科研课题、一个 1．3科技档案 试制产品、一项工程或其他技术项目，