文档文件整理规范.ppt

一、本标准采用以下定义 （一）归档文件 立档单位在其职能活动中形成 的，办理完毕、应作为文书档案保 存的各种纸质文件材料。 （二）件 归档文件的整理单位。一般 以每份文件为一件。 自然件是指一个直接责任者 形成的文件，自然件分为两种： 一是纯自然件，即无附带件 的文件。 二是合成自然件，即有附带 件的文件。 每份文件为一件。 文件正本与定稿、发文稿纸 及有领导批示或有处理结果的 文件处理单为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件， 报表、名册、图册等一 (本)为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。 （三）归档文件整理 将归档文件以件为单位进行 装订、分类、排列、编号、编目 、装盒，使之有序化的过程。 归档文件整理是公文处理的 最后一个环节。 二、机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定 依据国家档案局关于《机关 文件材料归档范围和文书档案保 管期限规定》（第8号令）执行 保管期限为永久、30年、10年统 一为2007年执行 （一）档案收集工作的概念、内容 1、档案收集工作概念：按党和国家规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，将分散在各单位、个人手中以及散失在其他地方的档案，有计划地分别集中到各单位档案室和各级各类档案馆实现档案集中统一管理的活动。 2、档案室收集工作内容包括三个方面。 （1）对本单位需要归档案卷的接收工作。 （2）对各现行单位和撤销单位具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。 （3）对历史档案的接收和征集工作。 （二）文件材料收集归档 1、归档范围：“以我为主” （1）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （2）单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （3）本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级单位报送的重要文件材料； （4）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料新增）。 发文有文号的文件一定归档。收文要体现以我为主的原则。内部文件，一般为定期，但还要依具体情况而定。 2、不归档范围文件材料有： （7点） ①上级机关的文件材料： 　　上级机关任免，奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参考、不办的文件材料。； 　　上级机关发的供工作参考的抄件； 　　上级机关征求意见未定稿的文件。 ②本单位的文件材料： 　　重份文件 　　无查考利用价值的事务性，临时性文件； 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未经生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； ③从正式文件、电报上摘录的供工作参考的非证明材料； 　　④无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信等； 　　⑤单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文，介绍信等； 　　⑥本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料； 　　⑦为参考目的从各方面收集的文件材料。 3、归档制度 归档制度概念：根据国家法律、法规及有关文件要求，来制定的本单位应当归档的文件材料的收集，移交给本单位档案机构集中管理的制度。 归档制度必须包括本单位的应归档所有职能部门。 （用红头文件下发） 制度内容包括：文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。 三、整理原则 遵循文件的形成规律，保持 文件之间的有机联系，区分不同 价值，便于管理和利用。 形成规律、有机联系、区分 不同价值、便于管理和利用。 一个单位形成的档案，具有内在的联系，是一个有机整体。同一立档单位的档案不允许分散，不同立档单位的档案不能混淆。 四、整理方法 分类—排列—装订—盖归档章 —编号—装盒—编目 （一）分类的含义： 将归档文件按某些特征分别归类。 《规范》中所述的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成