文秘管理第二组接待工作.ppt

对等接待是最常用的接待方式。 高规格接待固然能表现出重视、友好，但它会占用主陪人过多的时间，经常使用会影响主陪人的正常的工作。 低规格接待有时是因单位的级别造成的，有时是另有原因，用得不好，会影响与对方的关系； 2.影响到接待规格的还有如下一些因素 （1）对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。 （2）一些突然的变化会影响到既定的接待规格。 （3）对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。 接待规格的最终决定权在上司里，秘书 仅提供参考意见。 （6）、制定接待工作计划 主要内容：确定接待规格、人员、拟定日程安排、提供经费列支。 1）主要陪同人员； 2）主要工作人员； 3）住宿地点、标准、房间数量； 4）宴请时间、地点、标准、人数； 5）会见、会谈时间、地点、参与人员 形成的文件： 1、人员安排表 2、日程安排表 3、接待经费列支 （1）工作经费 （2）住宿费 （3）餐饮费 （4）劳务费 （5）交通费 （6）参观、游览、娱乐费用 （7）纪念品费 （8）宣传、公关费用 （9）其他费用 接待的工作程序？ 确定接待规格 第四章迎送礼仪 迎送礼仪 迎送礼仪包括迎客、送客两个环节。周到的迎接，可以给客人宾至如归的感觉；美好的送别，可以给客人留下完美的回忆。本课主要讲解涉外公方迎送礼仪。 一、接待准备 接待预约 接待规格 接待人员 接待环境 接待程序 1、接待预约 对于来访者的预约，接待时要弄清以下情 况： 客人的基本情况： 领队、人数，姓名，性别，职称职务，年龄，生活习惯、宗教信仰、饮食爱好、禁忌等 抵离时间、所乘交通工具： 准确掌握航班号或列车车次、车厢号及停靠位置。 来访目的，方式，要求等。 2、接待规格 高格接待 陪客比来客职务地位要高。 例如：上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见； 兄弟单位领导派员到本单位商谈重要事宜； 下级同志来访办理重要事宜。 低格接待 陪客比来客职务低，常见于基层单位。一般本单位领导出面看望一下即可。 例如：上级领导部门或主管部门领导来本地视察 老干部和上级领导路过本地，短暂休息； 外地参观团来本地参观。 对等接待 陪同与客人职务级别大体一样。公方接待中最常见。本单位高层领导只需在事前看望一下。 3、接待人员 淡妆制服 个人卫生 精神面貌 礼仪规范 4、接待环境准备 大环境：市容、街道等 小环境：院、楼、会议室、会客室等 注意气氛和卫生 物品准备： 烟茶、糖果、礼品、多媒体设备、会议记录工具、横幅、座位牌等 迎送仪式方面的准备 安排客人食宿交通： 提前做好订桌、订菜、席位、陪客的安排以及交通工具的安排。 如果客人将坐飞机离开，要提前通知客人按航空公司规定的时间到机场办理手续，对于身份高的客人，接待人员要为其代办手续 小贴士 客人中如有儿童，还得预备儿童用具，如儿童餐椅、餐； 接待人员在言行举止方面也要顾及儿童和父母的心理。 接待人员特别要照顾客人的民俗、宗教禁忌 5、迎接程序 安排相应身份人员前往迎送 欢迎仪式 献花 陪车陪行 商议活动日程，安排会见、会谈 二、迎送 （一）有以下几种方法： 1、迎送规格讲究对等，由与来宾身份相同或级别相当的人作为主迎送人，亲自到车站、机场迎送客人。 2、由比来宾身份或级别略低的人到车站、机场迎送，人不宜多，而与来宾身份相同或略高的人则在来宾下榻处的门口迎送。按照惯例，比来宾身份高者一般不亲自到车站、机场迎送客人。 3、如果相应级别的领导不能出面，可由职务相当的人或副职代表其迎送来宾。并应向对方做出解释。 小贴士 重要客人或初次来访客人，要迎送 一般客人或多次来访客人，不安排迎送也不失礼。 应在客人到达前到，致以简单欢迎词；告别时，致简单欢送词 客人的车船启动时应挥手致意，车船启动后才可离开。 （二）接站 迎接一般在机场、车站等地要有专人、接站牌或迎送横幅。 接机：一般在机场出口处凭接站牌或横幅接机。高规格接机，一般在机场内迎接，主宾和主要陪同人员是从前舷梯下，其他人员从后舷梯下。所以迎接的红地毯要铺在前舷梯前。 注意接站牌的字体颜色要清晰醒目，切忌用白底黑字。 3、介绍 迎送人员要主动上前欢迎，礼宾员首先重点介绍主