存查公文.PPT

新進人員公文講習 ─文書流程管理 文書流程管理相關規定 公文程式條例 文書處理手冊(可於行政院全球資訊網/資訊與服務/行政事務下載) 文書流程管理作業規範(可於行政院研究發展考核委員會全球資訊網/績效考核/文書流程管理下載) 交通部文書流程管理作業要點(可於交通部全球資訊網/公務瀏覽/公告事項下載) 部次長指示事項(部務會報紀錄) 其他 公文權責單位及人員(1/2) 總務司 文書科：文書管理(部文之收、發文處理、公文格式制定等)、公文線上簽核推動單位 檔案科： 檔案管理(歸檔、調卷、電子檔案管理系統) 機密文書解降密作業 文號註銷 秘書室 機密部收文登錄分辦(含「極機密」及「絕對機密」公文) 文書流程管理(公文稽催與檢討、公文時效統計、公文檢核) 管理資訊中心 公文管理系統設計、管理、維護 公文權責單位及人員 (2/2) 單位文書人員 單位文收、發文處理 單位密件專責人員 機密單位文收、發文處理 機密部文發文作業(或由承辦人處理) 單位管考人員 逾期公文稽催 概念釐清(1/2) 文書：係指處理公務或與公務有關之全部文書。 文書處理：係指文書自收文或交辦日起至發文、存查歸檔之全部流程。 全程管制：從收文/創簽稿至發文/存查、歸檔，應全程列入管理。 全面管制：部收、發文，單位收、發文、創簽、創稿、代辦部稿、代辦部簽等，均列入公文系統管理。 概念釐清(2/2) 處理時限： Ex：最速件1天、速件3天、普通件6天。 限辦日期： 指依處理時限核給之承辦期限，超過限辦日期為逾期。 可使用時間： 公文不同流程(如收發文、承辦、會辦、陳核等)可分配運用的時間。 ex：普通件處理時限為6天，承辦人可使用時間約為1/3，對非屬承辦階段之流程，承辦人仍應負追蹤稽催之責。 公文類別 1.一般公文 各類公文限辦日期(1/9) 一般公文 最速件：1天 速件：3天 普通件：6天 自收文次日以工作天起算。 需回覆公文 同一般公文，依速別核給限辦日期。 惟需就其是否實質辦結進行列管。 各類公文限辦日期(2/9) 限期公文 來文指定日期或期限回覆者，以其指定之日期或期限為公文限辦日期。如該日期為假日，以次一工作天為限辦日期。 公文左上角蓋有「限期公文」及「限辦日期」章戳。 如未正確分文登錄，請洽文書人員更正。 限期公文如需發文請相關機關(單位)提供意見，始能回覆來文機關者，應採創稿發文。俟彙整完畢回覆來文機關時，始可以原來文號發文。 各類公文限辦日期(3/9) 開會通知單(1/2) 以開會日後3個工作天為限辦日期。 公文左上角蓋有「開會通知單」及「限辦日期」章戳。 各類公文限辦日期(4/9) 開會通知單(2/2)： 會前即需簽辦，倘不派員出席或會後無會議報告單，簽准存查後，即可銷號結案。 會後需提席會議報告單者，會前簽辦時，應註記「本文俟會後併同會議報告單存查歸檔」等文字。會前簽辦核定後，請單位登記桌登錄系統轉為開會續辦，開會通知單退還承辦人暫存。會後3天內，會議報告單與開會通知單，一併陳核歸檔結案。 各類公文限辦日期 (5/9) 人民申請案件(1/2) 指人民依法向本部提出申請之案件，依各類案件處理時限核算限辦日期(以日曆天計)。公文左上角蓋有「人民申請案件」及「限辦日期」章戳。 本部人民申請案件項目 人民申請案件(2/2) 處理過程中須通知補件、會議(商)、請釋(示)、查詢及有關機關間公文往返等文件，應創稿發文處理。人民申請案件之文號未實質辦結前不可銷號。 公文處理時效，依「依限辦結」、 「逾限辦結」統計。報表按月提送行政院研考會，並公布於該會網站，每季進行部會評比。 人民申請案件必須於限辦日期內辦結，如不能依限辦結，須申請公文展期，並儘速於展期期限辦結。 人民陳情案件(1/2) 管理單位為秘書室為民服務中心，於人民陳情案件管制系統處理。 他機關函轉之陳情公文，於公文系統管理。目前係依速別核給限辦日期，公文左上角蓋有「人民陳情案件」章戳。 人民陳情案件(2/2) 公文處理時效依「依限辦結」、 「逾限辦結」統計，報表按月提送行政院研考會，並公布於該會網站，每季進行部會評比。 人民陳情案件須於限辦日期辦結，如不能辦結，請申請公文展期，並於該期限內辦結。 各類公文限辦日期 (9/9) 會辦公文 依速別核給受會單位限辦日期： 最速件、速件：1天。 普通件：2天。 複雜案件應先開會協調，獲共識後再行簽辦，避免公文會辦往返延誤時效。 會辦公文仍會統計辦理時效。 公文資料登錄錯誤處理 部文之公文類別(如限期公文、需回覆公文、開會通知單、人民申請案件、監察案件等)或限辦日期等資料，倘文書單位登錄分辦錯誤，收文當日發現錯誤者，請退回文書單位更正。發現錯誤已非收文當日，請由單位文書人員逕行更正。 單位文請單位登記桌更正。 逾期公文稽催(1/2) 公