河北科技大学理工学院学生档案管理办法.doc

河北科技大学理工学院学生档案管理办法 为适应我院学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案管理的严肃性，连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》，特制定《河北科技大学理工学院学生档案管理办法》。 第一条 适用范围 本规定适用于我院普通高等教育本科学生的档案管理。 第二条 材料立卷归档范围 1、高中学籍档案； 2、高考准考证； 3、录取通知书； 4、学生入学登记表； 5、学生学籍异动审批表； 6、成绩表； 7、毕业结论； 8、毕业设计（论文）成绩评定表； 9、毕业生体检表； 10、毕业生登记表； 11、党团组织材料（包括入团材料、思想汇报、入党申请书、入党志愿书、外调材料和转正申请书等）； 12、奖、惩材料； 13、就业通知书； 14、其它应归档的材料。 第三条 材料立卷归档要求 1.对归档材料的内容要认真进行审查，要求准确、清楚，并注明材料形成的时间。 2.属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料，必须有单位公章和本人签字。 3.其他应归档材料，在材料形成之后，应立即立卷归档。 4.学习成绩单、高等学校毕业生登记表、高等学校毕业生体检表、高等学校毕业生鉴定材料、奖惩材料等毕业前由招生就业部组织各学部统一归档，并及时将毕业生档案转寄到接收单位或地区。 5.归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写，不得交送复印件。 6.凡属已归档材料，任何人不得擅自改动剔除。 第四条 档案的保管 1.学生档案由招生就业部统一管理。 2.学院相关部门归档材料，要及时立卷。 3.要加强防盗、防火工作，预防丢失、损毁事故的发生。 4.归档材料必须按本规定的程序办理各项立卷手续，要做到完整真实，文字清楚，手续齐备，认真审核。 5.对移交的立卷材料必须进行登记。 第五条 档案的利用 1.因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要，党委组织部门、团委和各部门党政负责人可登记后查（借）阅学生档案；因其它需要或校外单位因公需要查阅学生档案的，必须持单位介绍信和本人身份证，经招生就业部审批，方可查阅档案材料，查阅档案应严格必威体育官网网址。 2.学生档案一般不得外借。确因工作需要借阅时，应严格履行借出登记手续。档案借出后必须严加保管，借出时间一般不得超过一个月，若情况特殊需延期的，应补办借阅手续。归还时，管理人员要逐一核对档案材料。 3.学生不得查阅或借阅本人或他人档案。 4.因工作需要查（借）阅学生档案，不得涂改、圈阅、污损、拆散、抽取、撤换、增添。 5.因工作需要从档案中取证复制的，须经主管院长批准，履行手续。 第六条 档案的转递 1.毕业学生档案转出有四种方式：通过机要通信部门、邮政公司（EMS）转递、专人送达、单位提取（需核查单位介绍信和工作证），不得交本人自带。 2.学生毕业离校时，所有需要归档的材料要及时立卷,毕业生档案材料齐全方能转出，缺少任何一项材料不得转出；学生毕业时学费未交齐不得转出。 3.寄出档案因地址不详等原因退回学校的，由学生本人提供新的详细地址后再寄出。 4.休学学生的档案转至休学后所属年级档案管理；开除学籍、退学、死亡、失踪学生的档案材料发回学生家庭所在地。 第七条 遗失档案的补办 （一）档案补办范围： 确因学院转递过程中不慎丢失或由用人单位档案保管过程中将其档案损毁丢失的。 （二）档案补办项目： 1.考生录取名册（复印件）； 2.党、团组织材料证明； 3.在校期间奖惩材料证明； 4.学生成绩表（复印件）； 5.毕业结论（复印件）； 6.毕业设计（论文）成绩评定表（复印件）。 （三）档案补办程序 1.本人提交书面申请； 2.出示《毕业证书》原件及单位丢失档案情况说明； 3.填写《河北科技大学理工学院补办学生档案申请表》（一式二份），审批后，凭申请表到相关部门办理补办手续； 4. 补办学生档案手续材料由招生就业部保管、存档。 第八条 有关借阅（调）学生及毕业生档案的办理 1、高校学生应征入伍政审借阅档案手续的办理： （1）征兵办出具“调档函”； （2）学生本人出具书面申请，辅导员签字，招生就业部审批； （3）档案借阅时间一般不超过一个月，如需延长借阅时间请在申请中注明； （4）档案交回时，必须密封并有征兵部门加盖公章，否则档案管理人员有权拒收。 2、毕业生就业需要提前借调档案手续的办理： （1）出具用人单位人事部门调档函； （2）学生本人出具书面申请，辅导员签字，逐级审批； （3）一经被单位录用，档案可以不归还；否则一个月之内必须归还，如需延长借阅时间请在申请中注明； （4）档案交回时，必须密封并有用人单位加盖公章，否则档案管理人员有权拒