合同与合同档案管理办法.doc

文件编号：HFZD-CS-CB03 重庆宏帆实业有限公司 合同与合同档案管理办法 （试行） 编制： 杨先波 日期：2011年10月 日 审核： 各相关部门 日期： 批准： 日期： 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 合同与合同档案管理办法 目的 为加强房地产开发项目中对各类合同及合同档案的管理，确保有效履约，减少经营风险，实现公司合同形成及合同档案管理的规范化、制度化，特制定本制度。 定义与范围 定义 总部：指重庆宏帆实业有限公司； 项目公司：指重庆宏帆实业有限公司下属项目公司或项目部； 合同管理：是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等合同订立全过程的管理。 适用范围 重庆宏帆实业有限公司所属项目的工程合同管理工作，包括由公司委托成本部、开发设计部及其他相关部门负责的与项目开发成本相关的合同文件及合同文件的档案资料，其它如行政、融资、房屋销售等合同不在此管理范围内。 合同范围 成本部组织招投标产生的各类工程合同（含配套工程合同）、设计、咨询合同、材料设备采购合同和其他合同（招标代理、物业管理委托协议等）。 非招标产生的协议发包（含配套工程、材料设备、服务等）和其他发包产生的各类合同。 职责 成本部：为工程合同办理的主责部门，对外洽谈、合同拟订，对合同真实性、合理性、可行性负责。 工程部：对合同承包内容的界面划分、工程管理、技术条款等内容进行审核，并对相关内容负责。 开发设计部：对合同涉及技术要求、规范执行、建筑做法等内容进行审核，对相关内容负责，并作为公司设计及设计相关类合同的主责部门。 营销策划部：对与销售相关合同的要求、数量、时间要求等进行审核，对相关内容负责，并作为公司销售类合同的主责部门。 财务部：对合同收支条款的履约、收付款方式、单据开具或收取等情况监督审核。 法务：对合同内容、形式、文字表述、合同法性、有效性以及所承担相应的法律责任负责。 综合部：主要负责盖章过程，并应核对审核意见的执行情况。 管理原则： 合同订立原则 书面订立合同原则：订立合同，应当采用书面形式。 格式合同原则：统一使用公司制定的合同范本；对于尚未制定合同范本的，由经办部门起草合同草稿，参照本管理办法经审批后方可签订。 格式合同一般需由成本部根据外界环境的实际情况不定期做适当的修订和更新。 事前签订原则：合同须先签订，然后开始履行。严禁未签合同即先行履行。在特殊情况有正当理由的，经办部门将事件缘由、合作方选择依据、结算方式、工作计划安排等事项进行说明，由经办部门负责人签字，经主管副总经理签字批准后实施。并在10日内由经办部门参照本管理办法规定的流程办理报批。 合同审查原则：所有合同的签订、修改、补充都必须按照本管理办法规定的相应审查流程进行报批。 严禁任何部门在合同内容未经审查的情况下擅自签订。 合同档案管理原则 合同档案管理由成本部专人统一管理，以确保合同档案资料的完整性和有效利用；其他相关部门的合同管理由相关部门负责管理，参照执行本管理制度。 成本部负责公司工程合同的统筹、协调和组织管理工作，保管公司各项目部的工程合同及档案管理，并指导和监督各工程项目部的合同及档案管理工作。 合同档案管理应实行分项目分合同类别管理的原则。 合同形成的程序及要点 合同拟稿 成本部根据招标文件、评标、询标或谈判记录、中标单位的审定意见以及公司有关规定起草合同文件。 合同经办人与项目公司、对方单位沟通的合同条款。 合同签订前，经办人员应认真理解合同范本，熟悉相关合同条款内容。 合同签订中，相关经办人员应当认真填写合同项目，对于对方地址、联系方式、合同内容、签订日期等条款应当填写明确，对于不需要填写的合同空白之处，应当明确填写“无约定”。合同填写中如出现各种形式的涂改，合同各方当事人均须在涂改处签章确认。 合同履行过程中对于合同需要对某些特殊情况加以约定时，或某些条款需要修改时可以另行签订补充合同，但是应当保证补充合同与主合同主体的一致性，并须按照合同审批流程进行审批。 合同签订后，经办人员应当及时跟踪合同的履行情况，对于合同范本中不完善的地方，应当及时与合同执行部门沟通完善，可以根据合同履行情况填写《合同修订情况调查表》，及时反馈合同履行过程中的相关信息及修改意见，由合同执行部门、成本部及相关部门协商后加以调整。 合同文稿流转会签 合同经办人填写合同文件审批单，经部门负责人签字后，编号流转。 编号规则如下： 编号编制原则：以各项目公司独立编号，编号简洁、明了，