102学年第二次总务会议记录-龙华科技大学.DOC

龍華科技大學學年度第次總務會議 時間：民國年月日(星期)下午時 地點：法民大樓六樓會議室 主席：總務長 出席人員：記錄： 補充報告近期總務重點工作: 普通教室環境改善:S棟3.5F教室更換裝水擦黑板，使用專用的粉筆可在S315教授休息室取得，目前有新增服務人員提供更進一步的服務。 玉山銀行除每月5日、10日、及月底以外每天上午10:30-11:30都會派人至出納組駐點，提供各種金融服務及多項優惠，請大家多多利用。 報告事項： 工作報告 事務組：102.11.12提送董事會審議通過並公佈，自103.01.01起施行。 S棟3、5樓教室換裝水擦式黑板，使用專用粉筆及板擦可在S316教師休息室取得。 加強巡查機車停車場及第二汽車停車場之停車秩序。 校園學生聚集活動及主要動線已加設旗架，避免使用膠帶固定旗幟，加強校園綠美化工作。 文書組： 文書組承辦收發文、用印申請、郵件託送、掛號包裹代管等業務皆採用資訊管理系統並提供各承辦單位便於查詢送件進度與領件完成期。 對於各承辦單位使用PC XP系統升級至WIN7-8，協助公文系統環境設置及各項文書行政諮詢服務且於本年3月28日辦理文書行政研習加強輔導並要求文書行政品質效率之提升。 對本校各式證書、獎狀、聘書印務輔導。 對逾期簽文要求催辦結案或輔導銷案處理。 單位對外發文之文稿及全銜誤植輔導及敬語用詞修正。 對於建教合作契約及重要文件要求妥善保管維護，用印申請資訊管理登錄與查詢。 加強公文辦理時效及每週催收逾期公文之必要展期申請。 對新進人員加強文書行政宣導： 郵件作業：擬請本校生、外籍生、教師凡寄達本校信件要求務必填寫清楚單位、系所以便該郵件送達收件本人。加強宣導「公務用郵及託送作業辦法」及「郵件包裹處理作業管理要點」。 資訊系統：加強對文書行政、公文交換及郵政業務管理系統操作加強培訓（以輔助各單位行政效率）。 公文製作系統：推動「電子公文節能減紙推動方案」，加強提升公文電子交換比率至82%，節約能源政策要求各承辦單位文件資料雙面列印、校內會議資料以電子郵件傳送、文書行政電子化作業（提倡減紙作業）。 印務作業：對本校各式(證書、獎狀、聘書、聘函)印務輔導要求複查校正確實無誤以避免無謂損耗及浪費。 歷史公文回朔電子掃描存檔持續作業中(先完成掃描56-92年永久保留文件)提供圖面調卷閱覽。 出納組： 付款通知除mail外另可線上查詢付款明細 教職員可依表單編號、付款對象、部門查詢。 ＊查詢路徑 :人會總務系統-付款記錄查詢 學生及廠商連結網址於總務處首頁上『學生/廠商付款資料查詢』選項。 ＊查詢路徑 : .tw/lhubus/ 因應節能省碳年度所得扣繳憑單採個人於線上列印，目前教職員可於人會總務系統上查詢個人年度所得明細。 列印扣繳憑單路徑 : 人會總務系統-薪資資料查詢-扣繳憑單查詢 查詢路徑 : 人會總務系統-薪資資料查詢-年度所得報表查詢 目前薪轉銀行有郵局和玉山銀行二家可供同仁選擇，並於T棟設有郵局ATM、補褶機及台北富邦銀行ATM；在S棟設有玉山銀行ATM及補褶機，可以多加利用。 目前出納組及進修部庶務組裝有悠遊卡扣款機，提供小額繳款可用於繳交機車證及各項工本費。 營繕組： 項次 工程名稱 工程進度 工程費用（萬元） 完工照片 1 緊急求救鈕新設工程 102.11.30 25.3 2 創意成形中心展覽室 102.11.30 460 S316教授休息室，目前新增服務人員，對於普通教室設施之完備提供更進一步服務，歡 迎老師課餘前往休憩。 龍華街鄉公所近期將進行水溝整治重大工程，屆時將對本校人員車輛進出校園造成影響， 工程期間請配合指揮人員行進。 近期各系簽辦許多重大裝修工程，施工中產生之噪音可能影響師生上課，請給予即時反映，本組將儘量配合需求改善。 保管組： 4月30日為本學年設備申請報廢最後期限，敬請配合辦理 提案討論： 提案單位：文書組 提案一：修正本校用紙管理規範。 說明：增列本校獎狀、證書、聘書、邀請函等用紙領用規範。 決議：照案通過，陳請校長公佈實施。 提案單位：事務組 提案二：修正本校汽機車暨停車場管理規則 說明：修正本校汽機車暨停車場管理規則部分條文。 決議：照案通過。 討論事項：散會 4