5.1.供应管理制度V1.0.doc

管理文件 密级 版次 文件类别 文件编号 一般 V1.0 规定类 ST-D12-0001 供应管理制度 共 4 页 第 1 页 阅读要求 熟读 阅读范围 全公司 拟制 凌高峰 审核 凌星星、龙建钢 批准 龚进 生效日期 2010年1月26日 1 总则 1.1 为确保公司“精心设计产品，精益控制过程，持续提高品质”的质量方针得到落实，为客户提供质量一流的产品和服务，实现公司“做节能领域的标杆企业，引领电机节能减排新时代”的愿景，就公司原材料、元器件和辅助材料采购过程的控制，特制定本制度。 2 管理范围 2.1 本制度旨在规范采购过程中供应计划的编制、分供方的评审、招议标、采购合同的签订、到货检验、入库、发料等过程管理。本制度依据公司的生产、供应、质控系统的组织结构图编制。《生产、供应、质控系统组织结构图》见附件1。 3 管理职责 3.1 总经理（或其授权副总经理）负责年度、季度供应计划的最终审批；负责采购资金需求计划的批准；对生产、质量控制、供应的全过程负有归口领导责任。 制造部部长主管物资供应的日常工作，对班组建设、物资供应的全过程负有直接领导责任。 供应科科长协助制造部部长处理物资供应事务。 供应库房的保管员对入库物资负有管理职责，保证帐目、实物相符。保证库存物资不损坏、不失效、不变质。 供应科（包括西安分公司的供应科，下同）是日常物资供应业务归口部门，应协助综合部人事科进行人员招聘、人员培训、人员资质认定；参加营销部的重大合同的评审；协助质控部门做好分供方评审；负责编制月度资金需求计划；负责建立分供方供货质量档案；负责供应库房的日常管理。 研究所负责提供产品制造所需的技术资料，包括但不局限于产品整套施工图纸、BOM 清单、检试大纲、外购件清单、采购规范以及供应件的关键、重要特性分级；负责配合采购过程中的技术支持。 生产科负责提供主生产计划和月度生产分解计划，并及时反馈元器件、原材料的质量信息。 综合管理部财务科负责审核月度采购资金需求计划的审核，并按照付款计划付款。 质量科负责外购原材料、元器件的入厂检验；负责组织分供方评审。 综合管理部企管科负责公司招议标制度的制定和归口管理，负责各部门工作的协调及考核。 4 管理流程 4.1 物质供应管理流程为：物资供应计划→供应计划分解→月度采购资金需求计划→招议标→签订合同→到货验收→检验→入库 →发料。详见附件2《物资供应流程（LC_12》 5 管理程序 物资供应计划：计划员根据年度/季度主生产作业计划、供应库房的库存台帐编制《年度/季度物资供应计划》（西安分公司单列，见附件3），经供应科长校审，月度计划经制造部部长批准，年度/季度计划经总经理（或授权副总经理）批准。报送总经理和分管副总经理；送综合部及财务科确认和备案 供应计划分解: 计划员根据产品BOM表（或外购件明细表、主特材料表）、交货期等因素，编制《物资供应月度计划》（见附件4），供应科长审核，经制造部部长批准后报送到财务科。 编制月度采购资金需求计划： 计划员根据《物资供应月度计划》，物资采购周期等因素编制《月度采购资金需求计划》（见附件5）（注意：对于采购周期大约20天的项次，必须在上一月度的供应计划中出现，并类推），供应科长审核，经供应部部长审定后分送到财务部批准。 招议标: 采购主管根据公司的招议标制度，向综合部企管科部提出招议标申请，并协助企管科做好招议标工作。 签订合同: 采购主管按照招议标的结果（或未经过招议标，但在授权情况下）与分供方签订供货合同。合同经制造部部长审批后（重大合同需经总经理批准）方可生效，报综合部企管科、财务科备案。合同生效后采购主管应跟踪合同执行情况，如发现不能履约的苗头，应及时与分供方协调，并及时向供应科长和制造部部长汇报。 到货验收: 采购主管向保管员提出到货验收请求，保管员严格按照货单清点数量；检查包装情况和外观质量；货物置于待检区待检。采购主管应及时向质量科提出入库检验申请。质量科应组织检验人员按验收标准检验，对验收不合格的元器件、原材料报告采购主管，采购主管应及时向分供方通报，并启动合同纠纷处理程序。 入库: 采购主管对检验合格的元器件和原材料填制《验收入库单》（见附件6），办理入库手续，保管员建立台帐。按规范放置到相应的存放区域、货架、货位。 发料: 保管员严格按照有效的领料单发料。保管员不得擅自同意各制造工段提出的补料、换料和退料要求。有补料、换料和退料要求的应经质量科、生产科、供应科三方同意后，重新开具领料单方可办理。 物料改代 ：公司原则上不允许物料改代，确有要求的，由提请改代的部门的技术主管填写《现场问题处理单》，并按处理单所规定的流程进行处理。重处理结果经供应部部长签字确