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案例讨论
W公司(为小企业)材料采购业务内部控制制度表述如下:
(1)首先由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请,填写一份“请购单”;“请购单”交供销科批复。
(2)供销科根据前制定的采购计划,对“请购单”进行审批。如符合计划,便组织采购;否则请示公司总经理批准。
(3)决定采购的材料,由供销科填写一式二联的“订购单”,其中一联供销科留存;另一联由采购交供销单位。采购员凭“订购单”与供货单位签订供货合同。
(4)供货合同的正本留供销科并与“订购单”核对;供货合同的副本分别转交仓库和财务科,以备查。
(5)采购来的材料运抵仓库,由仓库保管员验收入库。验收时,将运抵的材料与采购合同副本,供货单位发来的“发运单”相互核对。然后填写一式三份的“验收单”一联仓库留存,作为登记材料明细帐的依据;一联转送供销科;一联转送财务科。
(6)供销科收到“验收单”后,将验收单与采购合同的副本、供货单位发来的发票,其他银行结算凭证相核对,若相符或不符,以确定此采购业务的完成情况。
(7)财务科接到验收单后,有主管材料核算的会计,将验收单与采购合同副本,供货单位发来的发票,其他银行结算凭证相核对。以符或不符作为是否支付货款的依据。
(8)应支付款的,由会计开出付款凭证,交出纳员办理付款手续。
(9)出纳员付款后,在进货发票盖章“付讫”章。再转交会计记帐。
(10)财务科的材料明细帐,定期与仓库的材料明细帐核对。
要求:针对该公司材料采购业务的内部控制制度进行评审,指出控制的缺点,并提出改进意见。
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