华南公司行政事务部 - 华南中远国际货运有限公司.pdf

——华南公司行政事务部 主要内容（提纲）  一、档案定义  二、管理体制与职责 三、档案的收集与归档  四、档案管理 五、档案的查阅、利用  六、档案的销毁 一、档案定义 档案是指公司在经营管理等活动中直接形成的，对 公司具有保存与查考利用价值的各种文字、图表、 声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。 档案是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面 貌的重要依据，是公司信息资源的重要组成部分。 档案工作是公司管理的基础性工作，各职能部门对 公司档案具有依法管理、保护、使用的义务和权利。 公司员工有保护和依法移交档案的义务，任何个人 不得将档案据为己有或拒绝归档。 一、档案定义 文书档案是公司在业务、行政管理和党、纪、 工、团、综合事务等活动中形成的发文、收文、 签报、传真、会议纪要、协议及合同以及其他 反映公司发展和业务活动的重要文件（包括纸 质、电子邮件、胶片、光盘等载体和实物）。 二、管理体制与职责 各单位要有一位公司领导分管此项工作，并将档案 工作列入本单位总体发展规划，纳入企业管理的规 章制度和各级人员的岗位职责中。 档案工作管理网络体系： 领导小组： 组长：分管档案工作的领导 组员：各职能部门负责人 工作小组： 组长：档案管理部门领导 成员：各部门兼职档案员 二、管理体制与职责 档案管理部门的基本职责： （一）贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策、法律及各项规章 制度； （二）制定本单位档案管理规章制度、实施细则； （三）统一管理本单位的全部档案,做好档案实体的收集整理、保管、 统计、提供利用（借阅）、鉴定、销毁等工作; （四）负责对本单位各类文件材料的整理归档工作进行指导及协助 工作； （五）对本单位及所属单位的档案工作进行监督指导; （六）组织并指导档案业务学习、研讨和培训，提高档案现代化管 理水平； （七）做好公司档案室防水、防火、防潮、防霉、防虫、防光、防 尘、防盗等“八防”工作，确保档案安全； （八）组织完成上级档案部门交办的档案业务工作及本单位领导交 办的其它有关工作。 二、管理体制与职责 专（兼）职档案工作人员职责： （一）认真贯彻执行上级公司有关档案工作方针、政策和法规，公正廉洁、 严守秘密、确保档案安全； （二）热爱档案事业、熟悉档案专业知识，忠于职守，认真完成本职工作； （三）认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，学习和掌握档案专业理论 知识和有关新的知识、新技术，掌握档案管理现代化技术，不断提高水平； （四）指导、帮助本部门/单位人员做好文件材料的收集、整理归档工作， 提高归档质量； （五）做好档案的收集、整理、保管、鉴定和登记、统计等基础工作，熟 悉保管的档案情况； （六）保护档案的安全，非经鉴定和批准不得擅自销毁档案； （七）积极开展档案业务指导工作，检查督促各部门/单位做好档案管理 工作； （八）做好档案利用服务工作，编制多种检索工具，迅速准确地查调档案， 汇编档案资料； （九）遵守必威体育官网网址制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围， 不得泄露档案的机密内容，确保档案机密安全。 三、档案的收集与归档 （一）档案收集职责 （二）归档基本要求 （三）归档时间 （四）归档范围 （五）归档文件整理规则 （六）特殊载体档案 （声像、实物、光盘） 1. 各部门/ 单位负责收集本部门/ 单位应归档的材料； 2. 各单位行政人员或秘书负责收集本单位领导在公司管理和参 加重大活动中形成的材料； 3. 凡是在公司各类活动中形成的有保存价值的各种载体形式的 文件材料都必须按规定收集齐全，整理归档。 4. 举行重大活动或发生重大事件时，以及所属单位产权变动过 程中对资产处置时，有关部门指定专人负责做好文件材料的摄 录、收集工作； 5. 对因公外出学习、参加会议等获取的文件材料，有关人员应 及时移交公司档案管理部门，对于个人在从事单位工作的职责 活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照 规定移交公司档案管理部门，任何人不能据为己有； 6. 档案管理部门负责协助本单位各职能部门及有关人员对收集 的应归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。 1. 归档材料必须是本公司在经营、管理、生产、科研等活动 中形成的原始记录，有负责人签署意见