各项凭证核销流程说明及合格凭证范例-马偕医护管理专科学校.doc

馬偕學校財團法人馬偕醫護管理專科學校 各項憑證核銷流程說明及合格憑證範例 一、原始憑證 原始憑證包括外來憑證、對外憑證及內部憑證，： a. 外來憑證：包括於各類交易行為中取得之統一發票、小規模營利事業之收據、各公營企業收據、自然人出具之領據及法令規定得證明收取款項之證明文件。 b. 對外憑證：包括學雜費繳費證明、收款收據、向學生收取定額款項之收據及為配合相關單位要求製作之領據。以上對外憑證均需連續編號依序使用。 c. 內部憑證：薪津印領清冊、獎助學金或加班費等印領清冊、出差旅費報告表、預付款申請明細及其他符合法令規定製作之內部經費收支憑證。 一般而言與廠商接洽採購財物的工作，是由組執行的，少部份的零星小額支出(,500元以下者)，可由申請人先行墊付。採購物品或勞務，必須取得原始憑證，以證明交易事實。原始憑證的必備要件： (1) 表明憑證性質的字樣(ex:統一發票、收據)。 (2) 買方資訊 (3) 賣方資訊及印章 (4) 買賣內容資訊 (5) 合計金額 二、裝訂順序： 1.憑證黏貼單：只黏憑證(含交貨明細)不黏其他，其他請附在後面。 最多以張黏貼為原則(請以漸層方式由上往下黏貼，且保持整齊清潔為主)。 驗算憑證金額，若大於核銷金額，加註實支數，並簽章。 指定付款方式：單一憑證00元以下才可指定申請人代墊(請勿化整為零)。 墊款人非申請人時，請加註受款人(限本校教職員)，並由申請人簽章。 2.申請單：後附估價單 3.驗收單：後附財產增加單 .其他必要佐證文件：專案助理薪資核銷請附核准簽呈、身分證影本及銀存褶影本。 三、注意事項及範例： (一) 統一發票 ●二聯式(手寫發票請取二聯式)： 日期：必備且必須在計畫期間及本校預算年度內(二者兼顧) 買受人(一字不多一字不少，不要擅加科系名稱) 品名：要明確清楚，不可OOXX一批一式敷衍，但可另附廠商出具的明細交待詳情。 合計金額：中文大寫 統一發票專用章、負責人姓名(如果不含在專用章內，則加蓋私章) ●收銀機或電子計算機統一發票： 日期：必備且必須在計畫期間及本校預算年度內(二者兼顧)買受人：(本校統編，機器列印)，漏打統編，可以手寫補上，但要加蓋統一發票專用章。品名：若無品名或只有商品代號者(常見於直條狀的發票上)，請加以註明(申請人簽章)。金額：合計金額請用螢光筆劃記。 *** 以收銀機開據之憑證，如未附明細表，應由經手人如註貨物名稱，並簽名或蓋章。 電子發票 取得憑證為電子發票，請承辦人先行影印乙份副本(須加蓋承 辦人章)併同電子發票黏貼於憑證黏存單，再進行後續核銷流程。 說明： 因電子發票紙張材質保存期限為兩年內，為避免違反商業會計法 「憑證至少保存5年規定」，請承辦人務必先行影印乙份副本(須加蓋承 辦人章)併同電子發票黏貼於憑證黏存單後再行核銷。 (二) 免用統一發票收據 「收據」字樣、商店的統一編號(若店章已有統編則可免填) 買受人：(一字不多一字不少，不要擅加系科名稱) 日期：必備且必須在計畫期間及本校預算年度內(二者兼顧) 品名：要明確清楚，不可OOXX一批一式敷衍，但可另附廠商出具的交貨明細交待詳情。 合計金額：中文大寫 商店名稱、地址、負責人姓名(店章及負責人私章) (三) 機關團體的收據 繳款人：(一字不多一字不少，不要擅加系科名稱) 日期：必備且必須在計畫期間及本校預算年度內(二者兼顧) 項目：要明確清楚，不可OOXX一批一式敷衍，但可另附機關團體出具的明細交待詳情。 經手人、會計或負責人要蓋章 (四) 領據 本校抬頭 「收據」或「領款收據」字樣 日期：必備且必須在計畫期間及本校預算年度內(二者兼顧) 合計金額：中文大寫(新台幣若干元整，不要空格) 項目明細(交通費不可併在同一張簽領，但須分別列示；如外聘講員之交通費須加註交通工具、地點起迄站，若搭乘高鐵時，須檢附票根) 具領人姓名(親筆簽名或蓋章)、身分證字號、地址 (五) 印領清冊 (六) 外國憑證 1. 擇要加註中文翻譯 2. 附當時買匯水單或匯率佐證文件 (七)憑證的塗改 依統一發票使用辦法第24條規定，營業人開立統一發票書寫錯誤者，應另行開立。所以統一發票沒有塗改蓋章這回事。 其他各類收據除金額大寫不能塗改，其餘各欄資料塗改均應加蓋店章或具領人私章。 ：不是蓋用人的私章或職章。 支出金額在2,000元以上，依財政部81.5.19台財稅字第811661406號函，應儘量取具統一發票，且本校為非營業單位，應取具二聯式發票。如取具電子計算機所開三聯式發票，應請將扣抵聯及收執聯一併黏貼於報銷憑證上。 ~ 其餘未及詳述者依相關規章辦理 ２．採購申請單() 或簽呈 １．憑證黏貼單 ３．驗收單 本校抬