第十一章 商务书面沟通.ppt

第五章 商务书面沟通 第一节 商务书面沟通概述 进入信息时代以后，各商务领域、系统中前所未有的问题也纷至沓来，使得现代商务活动变得更为纷繁复杂。 在此背景下，如何开展有效的商务书面沟通，如何寻求提高书面写作能力的有效途径已成为现代商务活动的重要话题。 一、书面沟通的优势 书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通形式，但与口头沟通形式相比，书面沟通有其更多的优势。 书面沟通具有准确性、权威性。 书面沟通具有较强的规范性。 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 书面沟通形式有利于减少信息错误。 书面材料可以配合口头表达使用。 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通中的摩擦。 二、书面沟通的缺点 书面沟通方式对沟通者的要求比较高 书面材料的准备比较耗时 书面材料不利于反馈 书面材料缺少非语言信息 三、有效商务书面沟通的特征 内容正确、完整 语言清晰、简洁 较强的时效性 四、商务文件写作的原则 1、使用规范的语言和格式 由于缺乏非语言信息线索和有效的反馈，误解是书面沟通中最常出现的沟通障碍。 为了避免产生误解，在商务文件写作过程中要尽量采用规范的语言。 2、根据不同的需要使用不同的语言风格 正面的文件 正面的文件指阅读者愿意阅读和接受的文件。 写作这类文件时要注意采用积极、愉快的语气和词汇。 中性的文件 中性的文件是指阅读者以中立的态度来阅读的文件。写作这类文件时要注意采用中性的语言、准确的词汇。 负面的文件 负面的文件指阅读者不希望接受的文件。写作这类文件时要注意采用委婉的语气、令人愉快的词汇。 说服性的文件 说服性的文件是指对阅读者的态度不明了，努力说服其接受己方观点或建议的文件。 说服性文件一定要把握住对方的心理、想法和利益所在，以具有煽动性、感染力的语言加以铺陈。 第二节 商务书面沟通的基本策略 只有当你的读者做出你所期望的反应时，这样的书面沟通才算成功，也才是进行了有效的书面沟通。 一、从沟通者出发的基本策略 沟通者，作为书面沟通的发起人，是书面沟通过程基本要素之一。 从沟通者的角度出发，主要考虑三方面因素：写作目的、主要内容和搜集材料。 二、从读者出发的基本策略 从读者出发，以受众为导向是进行书面沟通最重要的策略。 为了使书面沟通更有效，必须要考虑以下四方面的因素：读者的特征、读者需要什么信息、读者的反应以及如何激发读者。 三、信息组织和写作方式策略 有效的书面沟通还必须注重信息的组织和写作方式的选择。信息组织和写作方式的选择解决的是“如何写”的问题。 根据人的记忆规律，人们往往容易记住文章的开头和结尾，而忽略中间部分。 有效的信息组织，应该将重点放在文章的开头或者结尾。 直接式：把文章的主题放在开头，再对主题进行论证 间接式：先举例各种论证，在结尾推导出文章的主题 还必须选择正确的写作方式。每一种写作方式都有特定的格式。按照这些格式来写，能更好地满足读者的期望，有助于读者更好地获得他们所需要的信息。 第三节 商务写作概述 一、商务写作的一般过程 二、商务写作的注意要点 积极 清晰 简洁 礼貌 三、商务写作的技巧 改变写作观念 改变自己的行动 改变自己的固有观念 第四节 商务信函的写作  商务信函在现代商务活动中使用频率高,效果明显,方便易行。 其目的在于传达意见,从事商务交往上的接洽、安排和发展, 以便求得对方的理解和合作。 一旦发生经济纠纷时,又常常作为书面证据,具有重要的法律意义。 一封比较规范、完整的商务信函一般包括以下部分: 信头 存档号码 收信人地址 主题行或标题 称谓 正文 结束语 落款 时间 商务信函的基本特征 内容清晰：思想要表达得明朗突出，语言要写得清晰易懂。 语气友好：友好的语气有助于获得读者的好感。 书写正确：正确是商务写作的首要原则。特别是涉及到人名、地名、时间、数字和术语等书写要准确无误。 如何撰写商务信函 商务信函的格式：信头、标题、称谓、正文、签署、附记。 商务信函的写作要点 书写字体 信函礼貌 信封书写 信函中常见的重大错误 杂乱无章的排版 大量的病句和错别字 写错了公司或收件人的名字 无实质内容 无签名和日期 手写改正的字迹潦草 积极性信函的写作 报告好消息 列出细节 论述其中可能出现的消极因素 列举出读者的受益处并解释 表达出良好的祝愿结束 一封积极的促销信 一封失败的信 亲爱的先生/女士： 我已间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限。曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是