文件材料收集归档办法(2011年4月13日发布)教材.pdf

中化泉州石化有限公司文件材料收集归档办法 QZSH-ZD-ZH-0011-2011 （2011 年4 月13 日发布） 第一条 为规范中化泉州石化有限公司 （以下简称“公司”）各 类文件材料的形成、积累、归档，保证公司档案完整、准确、系统， 特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司文件材料的收集、归档。 第三条 文件材料归档范围： 本办法所称文件材料指在公司各项活动中形成的，反映各项活 动真实情况的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录 像、录音带、计算机磁盘、磁带、光盘等各种载体材料与内容的记 录。以上各类文件材料归档范围及保管期限具体要求执行 《文件材 料归档范围与保管期限表》（附件1）。文件材料的来源包括： （1）上级部门及政府下发的需公司执行、办理的外来文件材料。 （2 ）公司筹备、成立、建设、生产、经营、管理等工作过程中 形成的内部文件材料。 （3）公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。 （4 ）公司投资的全资、控股、参股公司(企业)应向公司提交的 文件材料。 （5 ）公司参与的合作项目、合作单位按要求应向公司提交的文 件材料。 1 （6 ）公司所属单位和派出机构应报公司的文件材料。 （7 ）参加专业会议带回的文件材料。 第四条 文件材料保管期限分为永久、长期和短期，其中，长 期为30 年，短期为10 年。 凡反映公司主要经营管理、战略发展和基本历史面貌的，对公 司和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。 凡反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利 用价值的文件材料，列为长期保管。 凡在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，列为短期 保管。 根据《文件材料归档范围与保管期限表》（附件1 ），归档部门提 出归档文件材料的保管期限，由档案管理部门审定。 第五条 职责 1、公司各部门应把文件材料的形成、积累、整理、归档列入本 部门各项管理，列入各项活动计划，反映在部门职责和有关人员岗 位职责中。 2、公司筹建、建设、科研、生产、经营、管理等活动中形成的 文件材料(含照片、录像带、磁盘、光盘等)，由各部门指定有关人 员积累、整理后向档案管理部门归档、移交。 3、文件材料的积累，以及归档中的分类、折叠、整理、立卷、 移交等，由形成或第一接收文件材料的部门承担，档案管理部门负 责指导，并负责移交后的档案管理。 2 第六条 归档要求 1、归档的文件材料必须完整。文件材料形成或第一接收部门应 将具有保存价值的不同版本及其附件收集齐全，所有应归档的文件 材料不能残缺遗漏。 2、归档的文件材料必须准确。文件材料必须准确反映真实内容 和历史全过程，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。 3、归档的文件材料必须系统。文件材料必须层次分明、系统清 晰，符合其形成规律。 4、归档文件的份数 （1）管理类归档文件一般归档一份，比较重要的和利用频繁的 适当增加归档份数。 （2 ）建设项目总体设计、基础设计、施工图设计、工艺包、交 工技术文件(含竣工图)、监理文件、设备随机文件等归档两份纸版、 两份电子版，其中，电子版文件有一份为彩色扫描PDF 格式，鼓励 归档部门另外提供用原格式存储的电子文件。 （3）其它文件材料一般归档一份。 5、归档文件的质量 （1）归档文件应为原件，不能归档原件需用复印件代替的，应 注明原因和原件保管地点。 （2 ）归档文件要求字迹工整，线条清晰，材质良好；使用铅笔、 圆珠笔、红色墨水等书写的文件材料不得归档。 （3）各部门应根据公司 《归档文件材料与档案整理细则》，对 3 归档文件材料立卷整理。 第七条 归档程序与时间要求 1、与基建项目密切相关的管理性文件材料由形成或第一接收部 门负责积累，每月向档案管理部门报送文件材料积累目录，并对归