WI 423 计算机及电子文档管理规定 - 航材分销商资格查询.PDF

文件： WI 4.2.3 计算机及电子文档管理规定 版本： 页数： 9-1-2014 第1 页 共5 页 评审人： 批准人： 签名： KUNQI AVIATION 北京坤奇飞机航材有限公司    1   目的   为规范管理，保障我公司的计算机设备的安全良好运行，规范公司电子文件制作、归 档与管理工作，保障电子文件的有效性、安全性特制定本制度。  2  适用范围   本制度适用于公司所有办公计算机、笔记本电脑及办公自动化或使用电脑打印文件过 程中产生的具有保存价值的电子文件的管理。  3  术语和定义  3.1   电子文件  是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等 数字设备阅读、处理的文件。(它含以下几种形式)  3.2  文本文件  用文字处理技术形成的文字文件、表格文件，如doc、xls 文件。  3.3   图形文件  采用计算机辅助设计或绘图得到的静态图形文件，如dwg 文件。  3.4   图像文件  采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件，如jpg 、tiff 文件。  3.5  影像文件  通过计算机或其它影像制作设备形成的记录影像的文件，如avi、mpeg 文件。  3.6  声音文件  通过计算机或其它声音制作设备形成的记录声音的文件，如mp3、wav 文件。  3.7   电子文档备份  指为了防止因计算机故障而造成的数据丢失及损坏，建立的原文件的副本。    3.8   电子文档同步  指公司各部门共用的电子文档，如在某台计算机上进行了改动，需对其它计算机相关 电子文档进行相同改动的操作。  4  职责权限   本手册的硬拷贝仅供参考，所有员工均可在线获得必威体育精装版版本，所有的信息都是必威体育官网网址的 文件： 版本： 页码： WI 4.2.3 计算机及电子文档管理规定 9-1-2014 第2 页 共5 页   4.1   公司应指定计算机及电子文档的主管人员，对公司电子文档管理总负责。电子文 档主管人员应确认各部门形成的哪些电子文件具有档案保存价值，并总负责对其的收集、 积累和整理归档工作。  4.2  各部门计算机由其操作人员对其负责。其他人员未经负责人许可不得在相关计算 机中进行电子文件的制作、保存和备份。  4.3   公司员工工作用电子邮箱及其密码由公司统一发放及回收，有关人员需要时应向 公司电子文档主管人员申请领用。相关人员离职时，由公司电子文档主管人员收其回电子 邮箱使用权并更改其密码。   5  计算机设备的管理  5.1   防火工作   5.1.1 计算机使用的电线应按规定敷设，不得私拉乱接。   5.1.2 放置计算机的房间禁止吸烟。  5.1.3 计算机使用完毕，应关闭有关电源。  5.1.4 计算机房间应采取必要措施防止鼠害，避免发生意外。  5.2  使用  5.2.1 计算机应用人员均要经过相应培训，懂得基本操作规程，能对计算机进行简单维 护。  5.2.2 计算机维护人员应定期或不定期对计算机系统进行更新，升级病毒库和例行检查， 做好各种数据的备份。  5.2.3 非计算机维护人员不得拆卸或更换计算机硬件，不得安装与工作无关的软件，新 增加软件要经主管批准后由计算机相关人员实施安装。  5.2.4 在工作用机上请勿下载、安装、试用不明软件，禁止登录非法网站，以免造成系 统故障。如需使用和安装外来文件或下载互联网上的文件必须先进行杀毒，确认无毒后， 才能应用到本地机器，不要接收和下载来历不明的文件。定期升级杀毒软件，查杀病毒。  5