新进人员讲习会------文书处理讲义-台南市政府.DOCVIP

交通部新進人員講習會------文書處理講義 橫式公文簽署原則：由左而右由上而下 先檢查參數設定 選取適當範本 三、設定書籤 四、開始製作公文：填註檔號、保存年限及歸檔案情資訊 五、擬辦文稿 六、執行稿轉函 七、附貼附件電子檔 八、執行多稿列印 九、執行機密公文列印 辦理公文及稿轉函應注意事項 一、一般性規定 橫式公文簽署原則：由左而右、由上而下。 數字使用原則：公文內容有關數字之使用應依據行政院頒”數字使用原則”之規定辦理。（其中除標點符號為全形外，阿拉伯數字及英文字母皆為半形） 參數設定：係個人在公文系統中之身分識別資料，應於第1次使用公文製作時，正確輸入相關欄位之資料，以利未來公文列印時，能帶出正確之基本資料，尤其是列印機密公文時，機關地址、傳真及發文代字等相關欄位皆由此處帶出。（本部地址：10052台北市仁愛路1段50號） 二、擬辦公文階段 選取正確公文範本：製作公文時，如屬公文類且與稿轉函有關者，應於WORD「公文製作」項下選取適當範本。如與稿轉函無關者，則於「自訂範本」項下選取使用。 陳部次長之簽應使用正式「簽」，勿使用便簽，陳核至部次長之存查公文應使用「存查案件批示單」，單位與單位之間公文往來則可使用便簽。另不公開會議應於開會通知單上勾選。 本部各項公文範本格式中皆有廠商設計之各項功能，故請承辦人勿任意更改各項設定及刪除書籤，以避免發文時造成錯誤。故製作公文時應將WORD之書籤功能打開（WORD→工具→選項→書籤打勾），以避免誤刪。 正確勾選公文之速別、密等及類別選項，如發現勾選錯誤應重新開啟另一範本正確勾選，將已擬之內容複製至新範本，而非將錯誤之內容直接手動繕打修正，因系統已將勾選之內容紀錄，手改無效。 如公文屬公告週知性質者，應以點選傳閱公文方式或改以張貼本部電子佈告欄並將來文存查方式辦理，以達減文之目的。 公文及附件應使用標楷體，勿任意改用其他字型，否則發文時易產件亂碼。另公文擬稿內容過於繁雜或含有表格時，應改列為附件。公文內應儘量避免空格，正副本單位勿用簡稱。 公文如有附件除應於附件欄註明”如主旨”、”如說明”…等文字敘述外，並應附貼附件電子檔且於公文稿第1頁下面註明附貼檔案之個數，且應於原稿上標示清楚附件為何，以利發實體文時影印之用。 公文如有數種附件時，除非所有附件皆可附貼電子檔，才要附貼，只要其中有1項為實體附件時，即請全部不要附貼附件電子檔，以免電子公文傳送後實體附件無法同時隨文送達，造成對方以附件不全為由退件。（送公報中心的令或公告除外） 發文附件如超過30頁以上或須對方填寫資料後送回彙整之案件，請張貼於本部網站公文附件下載專區提供對方下載使用，如以此種方式提供附件，應於文內書明本部網址及通行碼，另原稿附件欄應為空白，且主旨應勿使用”檢送…..”等語，以免對方文書人員誤以為附件未隨文附送逹而退件。 發文附件如有數個檔案時，請勿以壓縮檔附貼，以免造成電子公文錯誤。 公文附件應以A4尺寸以標楷體製作，且上下左右邊界應各留2.5cm，且製作時儘量避免直、橫及大小尺寸夾雜之情形，如有超出A4尺寸，則不可附貼電子檔，以免收文機關無法印出。 公文如無附件請將附件欄保持空白，勿須特別註明”無”，以利電子公文傳送。 公文上之附件欄係針對正本單位發送，副本單位則不含附件，如須發送則應特別註明。 公文附件如有單、雙面夾雜情形應特別註明，以免發文人員誤判而漏印附件。 承辦人對於來文之附件，認有抽存之必要者，應於公文稿面上註明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章。 公文附件如須用印，不必另行加會總務司或文書科，只要在公文稿面附件欄附件醒目處加以註記即可。 說明欄如需分段敘述，請務必使用”增加縮排”、 ”減少縮排”之功能鍵調整，請勿自行以手打方式製作，以免影響正式公文之正確列印。 公文文稿如有1個以上會稿（含內會）單位時應另行加上簽稿會核單，以維護公文品質。 陳核部次長之公文及附件請勿使用回收紙列印，另為配合環保政策公文附件請儘量雙面列印或影印。 三、稿轉函階段 公文擬妥後即應執行稿轉函作業，有附件電子檔者應亦依前述規則進行附貼，以便將檔案傳輸至公文系統主機，才可進行發文作業。無論公文本文或附件檔有任何修正時，應立即重新執行稿轉函作業，以便維持公文系統主機上之資料正確無誤。 稿轉函作業執行完成後，系統會出現「稿轉函成功」之訊息，如稿轉函未成功，應再重新執行及附貼至成功為止，否則系統可能無料資或仍儲存錯誤之資料。 公文稿轉函時，檔名只能使用10位數以內之阿拉伯數字及英文字母，且檔名不可重複或超過。 應填註檔號、保存年限及歸檔案情資訊等資料，始可成功完成稿轉函。 如來文為電子公文可於公文管理系統中下載附件電子檔。 稿轉函成功後可於WORD下，按「開檔」按鈕檢查所附貼之本文及附件檔是否正確，以避免錯誤。並於檢查無誤後，始得陳核。