如何提高会议的效率.ppt

高效会议 大多数企业的重要决定都是在会议中制定的…… 人们感到花在会议上的时间越来越多…… 开会的频率越来越高,可效率…… 您会开会吗？ 本课程学习的目标 了解为什么要提高会议的效率 会议的作用与反作用 怎样计算会议的成本 学习怎样提高会议效率 充分的会前准备 明确的会议角色及职责 会议常见问题及对策 实用的会议记录 开会可以… 大家面对面沟通 汇总交流信息 达成共识 公平分派工作 但开会也可以… 分割工作时间 增加开支 众口不一，议而不决 因耗时而加班 耽误重要工作或客戶 1.会议的直接成本 会议成本的计算 会议种类 怎样才能让会议更有效率？ 会前准备 明确举行会议的目的 宣讲发布 集思广益 讨论决议 处理突发事件 团队例会 确定召开的必要性 只开必要的会 优先考虑一对一的会议  选择会议方式 选择合适的时间地点 邀请适当的参加者 对达成决议至关重要 与议题有直接关系 愿意提供意见和建议 相关议题的专家和经验人士 预约参加者 提前一周通知与会者会议时间 预约的同时,讲明会议的主要目的，以便与会者有充分的时间考虑。 准备相关资料 收集 核对 提前发放 发出会议通知与议程 会议中的角色 会议主持人 营造和谐融洽的会议气氛 按照议程主持会议 及时总结讨论内容 引导发言者解释令人困惑或产生争议的发言内容 响应请求 对临时议程进行管理 减少与议题无关的争辩与讨论 保持中立的态度 会议记录者 及时请发言人解释令人困惑的发言 适时对要点做出总结以协助讨论进行 向各与会者确认会议记录中的行动计划 整理并及时分发会议记录 会议参加者 会前确认议程表。 对自己负责的议题充分了解并提供资料给其他与会者。 在会议中主动分享经验和提供建设性意见。 事先了解其他与会者对议题的观点,找出可能存在的反对者，并预先与其协商. 会议中的常见问题 会议中的常见问题 会议未准时开始： 1、如果主持人未准备就绪而使开会延后，主持人的信任 度将大打折扣； 2、如果与会者不守时，若此人不是攸关决议的人, 最好不等。否则，一贯准时的人也会认为： “既然每次开会都延时，那我也没必要准时到” 会议中的常见问题 未按照预定的时间进行讨论: 1、防止话多且思路发散的与会者占用太多时间； 2、若不得不延长重要议题的讨论时间，则应考虑修改议程。 离题、闲聊： 原因：1.议程设计不够紧凑 2.讨论当中有更吸引与会者的话题 对策：1. 每个议题讨论告一段落时，即时归纳总结， 并宣布进入下一个议题。 2. 适时打断与议题无关的话题 没有结论： 原因：“缺乏归纳总结的能力”，即在议题转换时没能将已有的结论做系统的归纳。 对策：主持人应时时注意将新意见与讨论过的内容进行整合，把各种意见中一致和不一致的的部分做比较。必要时可以打断发言. 缺乏议程设计或开会目标： 合理的议程设计是高效会议的开始。 在缺乏议程设计或目标不明的会议里非常容易发生偏离议题、无结论等问题.所以紧凑合理的议程规划非常有必要。 没有会议记录： 会议记录者的角色非常重要,其对会议进程的把握起着相当大的作用； 若没有会议记录,某些重要建议或结论就有可能被遗漏； 若没有会议记录,会议中已被讨论过并已达成共识的内容就有可能被重复讨论。 会议记录 会议记录的组织与整理： 言简意赅地记述与会者的讨论重点； 工作分派及完成日期要与所有与会者确认并记录无误； 会议记录的内容： 开头列明:会议名称、会议目标、主持人姓名、缺席及出席人员名单； 会议中达成的所有共识（应向与会者确认所有结论记录无误）； 支持议题通过的理由及反对意见； 工作分派的详细情形及完成日期。 给会议记录的几点建议： 重要的会议建议录音，以便会议记录有据可依； 会议主持人最好不要兼任记录员； 会议记录者最好请有一定的语言组织能力的与会者担当， 会议记录尽可能用一页纸的长度； 会议记录者最好和主持人一起检查和修正会议记录 会议记录要发给所有与会者。 谢 谢 ! * * 调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议往往居于首位。 高效率的会议创造价值 低效率的会议徒增成本 会议的作用与反作用 会议的直接成本= 场地费+设施租用费+与会者差旅费 2.会议的时间成本 时间成本= 与会人数×(准备时间+差旅时间+会议时间) ×与会者平均时薪 3.效率损失成本 未及时接听重要客户的电话带来的生意损失 未能解决突发事件造成的停工停产 …… 开会要有技巧! 按人数 团体 一对一 按方式 面对面会议 电话会议 视频会议 按目的 宣讲发