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第1章制作长文件
第1章製作長文件 2
1-1 使用大綱模式第1章製作長文件
利用Word來處理冗長的文件,是最能發揮文書處理軟體特色的地方!像是報告、論文、簡報等資料,由於資料量龐大,而且資料種類也多,因此如何有效使用Word 的工具來管理與安排,以收事半功倍之效,便是一個極重要的考量因素。使用大綱模式,可讓您在建立長文件時輕而易舉;使用索引及目錄,讓您的文件更具完整性,且易於查閱。建立不同需求與內容的版本,可使文件的製作更有彈性。本章乃為進階處理Word 文件的第一步,學會本章的功能,您才能製作出一份具水準的文書檔案!
1-1 使用大綱模式
在處理Word文件時,使用適當的檢視模式,可以使操作更加順利。除了前面所介紹的各種檢視模式,例如標準、整頁、預覽列印..等之外,一般在處理較長文件時,我們通常會使用大綱模式。
1-1-1 大綱介紹
大綱模式是一種以層次化來檢視文件結構的方式。Word的大綱檢視模式功能,能幫助您輕易的建立或修改大綱,讓您檢查並組織文件的架構。在此模式下,您可以選擇只顯示標題,暫時將本文隱藏於標題之下,當移動標題時,便能將所有次標題,及其本文一起移動。而您在此模式下所做的任何更改,會在標準模式和整頁模式反映出來。
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1-1-2 以大綱建立新文件
建立文件大綱的方式有三種:一種是在大綱模式下,鍵入標題來組織新文件,內定格式會使用標題樣式來格式化,這也是本節所要介紹的;第二種是將大綱階層,指定成個別的段落,使文件有層次的結構,而不套用內建的標題樣式。另一種則是將主題和次主題,鍵入一份編號的清單中,文件將不套用標題樣式,而以自訂的樣式指定。
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以上字元數合計:
1-1-3 製作現有文件的大綱
如果文件已存在,您還是可以在大綱模式中,重新組織文件的結構。只要將標題和內文的大綱符號,拖曳到新位置或新的層次,便可重新整理內建的標題樣式,或大綱層次格式的文字。
1-1-4 大綱的摺疊、展開與選取
有時在編排大綱時,我們會只希望出現到某一層級的標題就好,它的下層標題及本文最好是隱藏起來,這樣可以方便選取、搬移及編輯。若要顯示或隱藏標題下層文字和本文。
1-1-5 重排文件
我們可以藉著將大綱標題或本文的升、降級與移動,來重排文件結構。當您拖曳文字時,若指標變成全向箭號,表示指標正位在一個大綱選取符號上,拖曳時,屬於該符號的標題或本文段落會隨之移動。
1-1-6 列印大綱與使用組合鍵
您可以列印螢幕上顯示的標題與本文,透過大綱的摺疊與展開,來控制列印出的段落層次與多寡。首先顯示想列印的大綱部份和階層於螢幕上,然後選取 一般 工具列上的 列印 鈕。
除了使用 大綱 工具列上的按鈕外,您也可以利用按鍵組合來摺疊或展開大綱階層並移動標題,按鍵組合之用法如下表所列:
1-2 製作索引
對長篇文件來說,建立索引可以讓查閱的人很快的找到所需的部份。通常報告、論文、參考書藉...皆少不了它。「索引」一般置於文件、書本或報告的最後,內容包括可讓使用者查閱列印在文件上項目的頁碼。習慣上我們將索引依字母或中文筆劃數來排列,分成許多節,中間再以空白行或字母、筆劃數來分隔,而Word2000中更加入了中國人的使用習慣,也就是以注音順序來排列。
索引的表現方式可以是單層或多層式的,如下所示。
1-2-1 鍵入或指定索引項目及格式設定
首先您要先在文件中指定要成為索引項目的內容,如果內容尚未存在,則可以鍵入方式建立。
1-2-2 編列索引
在準備好索引項目後,要開始編列索引了。編排時,Word會自動依字母、筆劃或是注音順序,於主項目下列出次項目。
1-3 製作目錄
一份報告或書本中總少不了目錄的部份,目錄的內容與格式尤其關係到讀者對該文件的了解程度與評價。在Word中產生目錄,也是一件輕鬆又容易的事。目錄通常放在最前面,若講究一點,可將目錄分為:文件目錄、圖表目錄、表格目錄等。製作的基本步驟與製作索引一樣,必須先指定要放在目錄中的文字內容,然後再編列目錄。
1-3-1 以標題樣式製作目錄
如果您的文件內容有套用標題樣式,在製作目錄時,Word可以很容易的辨識這些標題內容,並加入目錄的行列中:
1-3-2 以其他樣式建立目錄
當您具備建立樣式的能力時 ,通常我們會比較習慣自訂文件的樣式來套用,而不採用Word的預設樣式。即使您未套用標準樣式,也可以建立目錄:
1-3-3 更新目錄
目錄產生後,若文件內容又有增、刪,就必須更新目錄以反應實際的內容,此時可將插入點放在要更新的目錄上,按 F9 鍵,於 更新目錄 對話方塊中選擇 只更新頁碼(可保留在目錄、表格或圖形上所設定的格式)或 更新整個目錄 選項。
第2章有效率的輸出方式
在傳統的觀念裏,提到輸出就會連想到從印表機中列印。事實上,自從提倡“無紙化的辦公室”理想後,列印輸出已漸漸被網路傳
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