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公文处理与写作培训讲座 一、公文的内涵及特点 二、公文的种类 三、公文要素 四、行文规则 五、公文写作一般要求 一、公文的内涵及特点 （一）公文的渊源 公文，是公务文书的简称，是公务活动的产物和工具。我国现存最早的公文是殷商时代的甲骨文卜辞。 《尚书》是史存最早，较为系统、完整的公文典籍。 秦汉时期产生了“制”、“诏”、“敕”、“策”、“章”、“奏”、“表”、“议”等 。 唐宋后，又出现了“判”、“国书”、“谕”、“疏”、“剳”等公文样 。 明清公文在沿袭唐宋体制的基础上，又产生了“题本”、“奏本”、“照会”、“堂谕”等公文样式。 一、公文的内涵及特点 现代公文释义 公文能够超越时空的限制，为管理提供所需的信息。 现代公文是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。 一、公文的内涵及特点 广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。 狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公文。 银行的公文是具有规范体式的通用公文（狭义公文）。 它是指全行在经营管理和公务活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行经营管理和公务活动的重要工具。它具有公文的一般共性。 一、公文的内涵及特点 （二）公文的特点 一是作者的法定性，读者的特定性。公文的起草者，是组织的代笔人。代机关立言。公文的读者是特定的受文机关或部室。 二是作用的权威性。一般文章写什么，怎么写，作用，效果，较自由；而公文，具有代行法定职权的功能，对受文机关在法定的时间和空间范围内 ，具有强制性。必须强制执行。 一、公文的内涵及特点 三是效用的现实性。公文主要用于现行工作，其效用具有一定的时间性。 公文是办事的工具，是管理的工具，一定要讲求实用、好用，或者有明事、咨询价值，或者有宣传、指导价值，或者有操作、执行价值，必须观点鲜明、表达准确、材料可靠、结构严谨、语言合体，不能模棱两可、似是而非。 四是体式的规范性。公文的格式，必须符合总行、省分行公文处理办法的相关规定和要求。 总行公文代表的是银行的法人意志。 一、公文的内涵及特点 五是制作的程序性。公文的形成，有严格的程序；不履行法定的程序，就无法制成公文。公文的起草、会签、签发、印制各环节都责任重大，必须严肃对待，来不得丝毫马虎懈怠。 二、公文的种类 银行常用的公文种类有11种，即决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。草拟公文时，应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定公文的文种。 决 定 （一） 定义 适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级行不适当的决定事项。 （二） 特点 1、权威性 2、指挥性 3、全局性 决 定 应用辨析 “决定”具有很强的权威性，使用时要慎重。 “决定”与“通知”、“通报”一般可按下列原则区别：只有经过重要会议或领导班子研究决定的重要事项或行动，才用“决定”部署，一般性的工作安排用通知即可；有关制度办法明确规定的奖惩事项，可用“决定”行文，一般的表扬先进、批评错误，用“通报”。 决策性决定主体结构写作模式 公 告 适用于对外宣布重要事项或者法定事项。它具有以下特点： 1、发文权力的限制性 2、发布范围的广泛性 3、题材的重大性 4、内容和传播方式的新闻性 我行除非遇到特别重大的事项，一般不用公告这种文种。 通 告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 它具有以下特点： 1、法规性 2、周知性 3、行业性 通告与通知的应用辨析 通告正文的写作模式 批 复 适用于答复下级行或部门的请示事项。具有被动性、针对性、单一性、政策性的特点。 批复的态度和观点必须十分明确。 批复与批转性通知的应用辨析 批复的写作模式 意 见 适用于对重要问题提出见解和处理办法，具有指导性、针对性、原则性的特点。分为规划性意见、实施意见、具体工作意见、呈请性意见四大类。 意见的应用辨析 意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级应当对下级报送的“意见”做出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级行应遵照执行；无明确要求的，下级行可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。 通 知 适用于批转下级行和部门的公文，转发上级行、上级机关、监管机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度、政策规定，传达要求下级行和部门办理、执行或者周知的事项