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南方医科大学 声像类档案业务工作规范（试行） 校宣字[2007]163号 学校机关各部(处、室)，各学院、附属医院，就业指导中心，南校区管委会，基因工程研究所： 为了提高我校声像载体档案工作的质量和管理水平，有效地为学校的各项工作服务，充分发挥声像档案在社会主义现代化建设中的作用，结合我校实际，特制定本规范。各单位形成的声像档案一律借助档案管理软件进行辅助立卷。其中，案卷标题及文件标题的拟写和著录要求参见《大学党、政类档案工作规范》。在档案管理系统中进行分类整理合并数据库后打印声像档案案卷目录及全引目录作为手工检索工具，配合计算机检索。档案部门要按进行鉴定档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期档案进行鉴定在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册,经分管校长批准后，方可存毁。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字档案部门要确定专人负责统计。建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据，按省、市档案部门和主管部门的要求及时报送各种报表。按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导声像档案的开发利用借助网络，充分利用计算机进行检索。也可借助打印出的各种目录进行手工检索。借阅学校档案部门（档案分室）应设立或由有关部门设立审片室(听音室)，提供检索工具或网上查询服务，为利用者查找、阅声像档案创造条件。建立借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还。需续借者，应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予经济处罚。如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经有关领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。对调出及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向档案部门清退档案材料。对需经常查阅、不涉及必威体育官网网址的档案材料应复制。母带（片）一般不借出，特殊情况需按档案部门规定经过批准手续。咨询服务、指导交流指导利用者使用各种检索工具及网上查询技术，回答利用者提出的问题根据工作需要和条件可能，选择若干重点声像档案的题名，主动介绍给有关部门，进行定题跟踪服务。了解与本校有关的动态，积极开拓服务。声像档案工作人员岗位责任制学校分管形成声像档案部门的校领导职责应加强全校声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门工作纳入学校声像工作发展规划，并列入学校声像工作事日程，定期加以研究。关心声像档案的建设与发展，特别是声像档案库房的建设，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使声像档案工作能与学校各项工作协调发展。关心档案人员的工作情况以及他们的待遇等。学校声像档案形成部门负责人职责执行上级有关声像档案工作的指示、规定，草拟本单位声像档案工作的规划和制度，并组织实施。对本校各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，确保声像档案材料的完整，准确。 负责声像档案的鉴定工作，按规定销毁已无保存价值的档案材料。 严格执行必威体育官网网址制度，维护声像档案的完整和安全。 积极做好六防(防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠)工作。 各级声像部门科技人员职责 各级声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，立即将声像材料和文字简介整理好，向声像档案室归档。 打印声像材料归档的有关表格，办理移交手续。 学校档案职责 学校档案定时或不定时的对校声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。对声像材料部门专(兼)职档案人员提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。 关心档案人员的学习，工作等情况。 声像档案形成部门专(兼)职档案人员职责 在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。 将已收集的案卷，于次年5月底以前向档案部门办理移交。 完成学校档案部门委托办理的其他任务。附件一： 南方医科大学声像档案归档范围（试行） ? 1.名人类：包括学校历届校长、书记、博士生导师、著名教授以及国以外具有一定影响的知名人士的照片、录音、录像。收集和制作办法：1标准照片一张（规格以内）。2工作照片一至二张（根据各自工作的性质和特点，选择最具有代表性的的照片）。3收集能反映其一生不同年代所生产的具有