工程建筑项目文件材料收集整理办法.ppt

建设项目文件材料归档办法建设项目文件材料归档办法 一、掌握相关的标准 二、明确分工 三、认真执行归档制度 四、文件材料的整理——组卷 五、项目档案的整理 六、项目档案的信息化工作 七、项目档案的安全保管工作 一、掌握相关的标准 《重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》 《科学技术档案案卷构成一般要求》 二、明确分工 （一）收集整理归档职责分工 （二）单位、内部机构、人员收集整理归档职责分工要明确 单位收集整理职责分工： 建设单位负责立项审批阶段、工程准备阶段及竣工验收阶段文件材料的收集整理和归档工作； 设计单位负责设计阶段形成工程勘察设计文件材料的收集和整理和归档工作； 施工和监理单位负责施工阶段形成文件材料的收集整理和归档工作。 内部机构、人员收集整理归档职责分工也要明确。 明确与否这是落实的关键。 三、认真执行归档制度 (一)确定、确认归档制度 (二)做到文件材料的形成与工程进展同步 (三)形成的文件材料要符合质量要求 (四) 注意平时积累和保管 (五)开展预立卷 (六)严格过程控制 (一)确定、确认归档制度 确定、确认归档制度 掌握归档制度的内容： 1、归档范围 2、归档时间 3、归档要求 1、归档范围： 凡是反映与工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体文件材料，都应收集齐全，归入工程档案。包括四个阶段：立项审批、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段。 立项审批阶段 ---立项审批文件 ---用地、征地 ---开工审查及施工许可 ---招投标 ---各类合同 设计阶段 ---设计基础文件 ---初步设计及报批文件 ---施工图设计及报批文件 施工阶段 ---开工报告、施工组织设计、方案及审批文件 ---图纸会审及技术交底、工程设计变更文件 ---施工定位测量记录 施工原始记录 质量保证文件 ---评定文件 ---施工日志、大事记 ---隐蔽工程验收记录 ---监理工作大纲、日志 ---各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录 ---竣工图 ---科研、新技术运用 竣工验收阶段 ---竣工验收报告 ---设计、施工、监理工作总结 ---项目质量评定文件 ---各类专项验收文件 ---项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 2、确定或确认归档时间 3、确定或确认归档要求： (二)做到文件材料的形成与工程进展同步 施工单位随时记录，及时报审； 监理要按规定程序审批； 业主、设计单位要及时答复。 (三)形成的文件材料要符合要求 完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标 真实性。现场记录，同步进行。 准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。 规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。（签字、填写的内容、格式、载体） (四) 注意平时积累和保管 （五）开展预立卷 （六）严格过程控制 建设单位、 施工单位、 监理要采取有效有措施 措施： 健全制度 宣传教育 督促检查 行政处分 经济惩罚 四、文件材料的整理——组卷 （一）整理的基本原则 （二）文件形成单位负责整理 （三）案卷的构成 （四）组卷 （五）案卷编目 （一）整理的基本原则： 遵循工程文件材料的自然形成过程和成套性原则，分类科学，便于查找利用。 （二）文件形成单位负责整理 谁形成谁负责 （三）案卷的构成 1、案卷——整理的成果 2、案卷是档案保管的最小单位 3、案卷的构成——也就是案卷是个什么样子 案卷的构成 案卷由卷皮、卷内目录、卷内文件及备考表组成 卷皮：由封面、卷脊、封底构成 （四）组卷 1、组卷要求 2、组卷步骤 3、组卷方法 4、组卷应注意的几个问题 5、卷内文件的排列 6、案卷的排列 7、案卷编目 8、案卷装订 9、卷盒、表格规格及其制成材料 1、组卷要求 反映项目及其管理活动的真实情况 卷内文件材料应齐全、完整 卷内文件材料的载体和书写材料要符合耐久性要求 2、组卷步骤 分清阶段 分清分部分项工程内容 分类组卷 3、组卷方法 项目施工文件按单项工程、单位工程 项目竣工图按建筑、结构、专业等顺序组卷 设备按专业、台体组卷 管理性文件按问题、时间组卷 变更文件、监理文件按文种组卷 原材料试验按单位工程组卷 卷内文件不得重份 卷内文件保管期限从长 卷内文件有一个相对数量界限 4、组卷应注意的几个问题 一般行政文件与竣工文件的区分 施工单位与监理单位重复归档问题 计量支付文件的归档 不