办公室礼仪——邮件.doc

办公室礼仪——如何发邮件 关于主题 ??? 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。建议如下： ??? 1. 一定不要空白标题，这是最失礼的。 ??? 2. 标题要简短，不宜冗长，不要让邮箱界面用“…”才能显示完你的标题。 ??? 3. 对外邮件最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。 ??? 4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” ??? 5. 一封信尽可能只针对一个主题，尽量不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 ??? 6. 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 ??? 7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要“RE RE”一大串。 ??? 8. 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。 关于称呼与问候 ??? 1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 ??? 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL. ??? 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 建议：不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 ??? 关于格式，称呼是第一行顶格写。 ??? 2. Email开头结尾最好要有问候语 ??? 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 ??? 结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 ??俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 ?正文 ??? 1. Email正文要简明扼要，行文通顺 ??? 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 建议：正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 ??? 2. 注意Email的论述语气 ??? 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 ??? 尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现。 ??? 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！ ??? 3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 ??? 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 ??? 4. 一次邮件交待完整信息 ??? 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 ??? 5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 ??? 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开； 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 ??? 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 ??? 6. 合理提示重要信息 ??? 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 ??? 7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 ??? 对于很多带有技术介绍或讨论性质