品质程序书 - 圣约翰科技大学文书组.doc

品 質 程 序 書 文件編號 QP-MR-04 文 件 名 稱 版本 G 制訂單位 管理代表 品質文件管制程序 頁次 1-5 一.目的：本程序為確保本校行政單位於執行品質管理系統時，與此系統有關之各項程序文件均能隨時地維持其適用性與有效性，並避免不適用文件之誤用。 .範圍：凡本校行政單位所屬各單位對內實施品質管理所制訂、修訂之品質系統文件皆適用之。 三.定義： 3.1 品質系統文件：係指所有指導或說明各項品質管理業務或活動有關之文件。、、。 .2 管制文件：須隨時保持必威体育精装版版本之文件，需有制訂、。 .3 非管制文件：分發時為必威体育精装版版本之文件，修訂後不另行分發，廢止亦無須回收及銷毀者，亦即不是「管制文件」者，即是「非管制文件」。 3.4 品質手冊：為本校行政單位實施品質管理系統制度之第一階文件，其對最高管理階層之政策與承諾闡述與說明，為實施品質制度與落實品質政策之最基本文件。 。 …等同義詞)：為本校行政單位實施品質管理系統制度之第三階文件，其確保各單位人員於執行服務相關工作時各項作業標準之詳細說明書。 、。 4.1 本校行政單位整體品質系統文件之管制：本校校長或管理代表指派之文件管制人員 4.2 本校所屬行政單位文件之管制：各一級單位主管指派之文件管理人員 品 質 程 序 書 文件編號 QP-MR-04 文 件 名 稱 版本 G 制訂單位 管理代表 品質文件管制程序 頁次 2-5 4.3 文件管制人員的責任：管理責任範圍內之各式文件，以確保文件管制系統有效運作，避免過時失效之文件、表單的誤用。4.4 文件之制訂、 4.4.1品質手冊：秘書室制定、管理代表審查、校長核准。 4.4.2程序書：各單位制定、相關單位主管審查、管理代表核准。 4.4.3標準書（作業規定）：各單位制定、單位主管審查、一級單位主管核准。 4.4.4表單：依程序書或標準書權責。 五.內容： 5.1流程圖：無 5.2 作業內容： 5.2.1 品質系統文件之制訂：本校行政單位實施品質管理系統制度第一、二階文件之制定，依組織任務與管理運作之需求，由制訂單位承辦人使用「文件標準格式」，撰寫文件內容，且向本校行政單位文件管制人員依品質文件系統編號原則賦予文件編號，並由文件管制人員登錄於「文件管理彙總表」後，呈主管審查，若有需要應送相關單位會簽，再送權責主管核准後、。、、。1標準之各項要求依序撰寫其實施說明，以確保本校行政單位之品質管理系統符合ISO9001之相關要求。 QP-MR-04 文 件 名 稱 版本 G 制訂單位 管理代表 品質文件管制程序 頁次 3-5 5.2.2.3 標準書(第三階文件)：格式由本校行政單位各單位依其工作特性自行訂定，以能表現該工作作業之方式項目為主，並易於閱讀與了解。4 表單：依第二、三階文件作業之需求，及實際執行品質系統所應記錄之格式設計，為避免記錄混淆，應於表單中設置日期以茲辨識。表單不設編號，以附件形式確認其格式，修訂時同下列規定。 5.2.3 品質文件之修訂、1 品質文件「修訂」作業：品質系統文件若有不合現狀需要修改、。、、、、。2 內部文件「廢止」作業：文件廢止之申請、、、、。A版，修訂時，其版本依號碼遞增方式註記。、。、。。 品 質 程 序 書 文件編號 QP-MR-04 文 件 名 稱 版本 G 制訂單位 管理代表 品質文件管制程序 頁次 4-5 5.2.5.3 文件分發份數不足或擬送外部之文件由各單位主管或工作人員填妥「文件申請表」，向文書組文件管制人員申請，經申請單位主管核准並判定是否為管制文件後，加蓋文書組「單位章」或註記「僅供參考」以茲識別後發行。、。。 、。、。。 3 逾期保存之文件，得由各保存單位自行銷毀，但因知識或法令須加以保留之文件，應加蓋「僅供參考」章再加以保留。。。。。、。 品 質 程 序 書 文件編號 QP-MR-04 文 件 名 稱 版本 G 制訂單位 管理代表 品質文件管制程序 頁次 5-5 5.2.7.4 文件管制人員之文件管理須納入內部品質稽核項目中，以確保文件系統之正確運作。 、。。.附件： 6.1 文件標準格式（QP-MR-04-01） 6.2 文件標準格式續頁（QP-MR-04-02） 6.3 文件管理彙總表（QP-MR-04-03） 6.4 文件修訂、廢止申請表（QP-MR-04-04） 6.5 文件分發、回收、簽領記錄表（QP-MR-04-05） 6.6 文件申請表（QP-MR-04-06）