品质纪录管制程序 - 高雄医学大学秘书室.doc

高雄醫學大學 文件編號：QP-04-03 版 本： 3.0 版 製定日期：94年04月20日 修訂日期：100年10月13日 擬案單位：秘書室  文件類別 作業程序 版本 3.0 文件名稱 品質紀錄管制程序 頁次 1 OF 2 文件編號 QP-04-03 製修日期 100.10.13 修 訂 紀 錄 修訂日期 修訂內容摘要 修訂頁次 修訂頁次 版本本本本 2005.04.20 2006.01.06 2006.02.03 97.02.04 97.03.26 新制訂 5.3 品質紀錄之調閱須經品質紀錄管制表所列取閱權限負責人核可,修改為保管人。 8.紀錄之保存:永久保存 刪除永久保存 附件一 品質紀錄管制表:刪除『取閱限制核准權責』該欄位。 5.1.1置入品質文件編號(QP-04-02) 5.1.3刪除並同時……年限 5.2.2 年限改為期限 5.2.3 取閱改調閱;檔案夾上……年份改為並 標明……保存期限 5.2.4備份等改為備份、上鎖等 5.4年限改為期限 新增 6.1 7.附件 8.紀錄之保存的格式修改 7.1修改附件編號 [附件一]欄位保存年限改為保存期限及修改 附件編號 整版修訂(修改:封面、擬案單位、每頁版本 及制修日期) 5.3修改核可為同意,並刪除登記於品質紀錄調閱登錄表(附件二) 7.2 及 8.2刪除 2 OF 2 附件 1 OF 2 2 OF 2 附件一 2 OF 2 1.0 1.1 1.1 1.2 2.0 2.1  文件類別 作業程序 版本 3.0 文件名稱 品質紀錄管制程序 頁次 2 OF 2 文件編號 QP-04-03 製修日期 100.10.13 修 訂 紀 錄 修訂日期 修訂內容摘要 修訂頁次 修訂頁次 版本本本本 98.10.19 99.06.04 100.10.13 7.1 、 8.1 品質紀錄管制表編號修改 附件一表格內容修改 5.4增加以下文字： 涉及個人資料之品質紀錄依校方公告時間集中銷毀 統一將文件中制定的「制」改為「製」。 記錄的「記」改為「紀」及部份的「份」 改為「分」。 2 OF 2 附件 2 OF 2 2.2 1.3 2.3 3.0  文件類別 作業程序 版本 3.0 文件名稱 品質紀錄管制程序 頁次 1 OF 2 文件編號 QP-04-03 製修日期 100.10.13 1.目的： 為使本校各項品質紀錄，具有完整性與可追溯性，確保品質系統有效運作，達成所需之品質，特訂定本程序以為規範。 2.範圍： 各項品質紀錄，皆受本程序管制。 3.定義： 品保文件之證據填於表格稱為品質紀錄。 4.權責： 各項品質紀錄之鑑定、蒐集、編制索引、文件歸檔、儲存、保養、維 護、與處理等程序，由制定單位自行管理。 5.內容： 5.1 品質紀錄之製定 5.1.1各單位因執行業務須製定新的品質紀錄格式時，均依本校「文件與資料管制程序」(QP-04-02)規定辦理，於表單右下角標明表單編號，左下角標明保存期限。 5.1.2 各項表單格式之核定、發行及原稿保存得併附於相關品質文件 辦理。 各單位文件管制人員應建立適用於該單位之「品質紀錄管制 表」（附件一），以利品質紀錄索引查閱及管制。 5.2 品質紀錄之保管、儲存與維護 5.2.1 各單位品質紀錄保管人，應依紀錄種類及特性妥善保管、儲存與維護各項品質紀錄。 5.2.2 各項紀錄之保存期限，依品質紀錄管制表所列期限處理。 5.2.3應存放在易調閱之處，並標明紀錄名稱、年份及保存期限。 5.2.4存放場所須適當以避免損壞及變質，並採取適當之維護作業（如備份、上鎖等）以防止紀錄之損壞、變質或遺失。 文件類別 作業程序 版本 3.0 文件名稱 品質紀錄管制程序 頁次 2 OF 2 文件編號 QP-04-03 製修日期 100.10.13 5.3 品質紀錄之調閱 品質紀錄之調閱須經品質紀錄管制表所列保管人同意後，始得出借。 5.4 品質紀錄之銷燬處理已逾保管期限之過期或失效品質紀錄應予以銷燬，銷燬作業由各品質紀錄保管人自行處理；涉及個人資料之品質紀錄依校方公告時間集中銷毀，如因業務需要尚須留存備查時，須予以標明。 6.參考資料： 6.1「文件與資料管制程序」(QP-04-02) 7.附件： 7.1品質紀錄管制表(附件一)………………………………………………………(QP-04-03-01-13) 8.紀錄之保存： 8.1品質紀錄管制表(QP-04-03-0