国立台南大学各单位保有个人资料档案填报判断作业流程.pdf

國立臺南大學各單位保有個人資料檔案填報判斷作業流程 104.01.05 一、本校各單位保有個人資料檔案判斷流程 ，如圖 一所 示，各單位依個人資料保護法第 2條 個人資料解釋， 判斷是否保有個人資料檔案 。 二、依Q3個人資料可能 來源，清查各單位保有個人資料檔案及內容。 三、至本校「各單位保有個人資料檔案清查盤點系統」(.tw) 填報 ， 新增或異動各單位保有個人資料檔案及內容 。本校各單位保有個人資料檔案清查盤點系 統畫面如圖 二所 示，請師 長同仁使用校務系統帳號與密碼登入 。 四、各單位是否保有個人資料檔案範例說明： 範例 一、本校某 學系某 學術專題演講 ，利用 本校線上報名系統進行線上報名，要 求參加 者 填寫「姓名」、「任教學校或就讀學校系所 」、「行動電話 」、「EMail 」 及 「學號」。 分析： (一) 本範例蒐集之 「姓名」、「行動電話 」及 「EMail 」即 為個人資料保護法第2條個 人資料解釋所稱之個人資料 。 (二) 本校某 學系即保有個人資料檔案 ，承 辦人須至本校「各單位保有個人資料檔案清 查盤點系統」 填報。 (三) 本範例 填寫內容之名稱 ，範例畫面如圖 三所 示， 1 、個資資產編號 ：系統自動 產生 2 、業務流程名稱：學術專題演講活動 3 、個人資料檔案名稱 ：學術專題演講報名資料 4 、資料形式 ：可依實際 狀況勾選電子檔及紙本 5 、法律依據或內部規定：可依實際 法規依據 填寫或自訂說明， 本範例 填寫 「學術 專題演講活動作業需要 」 6 、其他欄位內容 填寫，請 參考本校個人資料保護宣導網 (.tw) 「個人資 料檔案清查系統操作說明」文件。 範例 二、本校某 學系辦理學術專題演講 ，支付 學者專 家演講 鐘點費 ，要 求學者專 家填寫 本校綜合所得收據 ，其上載有 「受領人姓名」、「身分證字號」、「戶籍住 址」、「服務單位 」、「聯絡電話 」及 「郵局或銀行帳號資 料」。 分析： (一) 本範例蒐集之 「受領人姓名」、「身分證字號」、「戶籍住址 」、「聯絡電話 」 及 「郵局或銀行帳號資 料」即 為個人資料保護法第2條個人資料解釋所稱之個人資 料。 (二) 本校某 學系承 辦人因支付作 業需要 ，須將綜合所得收據之個人資料 ，鍵入本校會 計 系統，因此 本校總務處出納組及 主計 室就保有「印領清冊 」個人資料檔案之電 子 檔及紙本 ，須至本校「各單位保有個人資料檔案清查盤點系統」填報。 (三) 本範例 本校某 學系承 辦人，如於支付作 業過程，未留下 綜合所得收據及印領清冊 影印紙本 ，且未另行備份相關電 子檔 案於單位個 人電腦 ，即 無保有個人資料檔案 ， 不須填報。反之若有留下 綜合所得收據及印領清冊影印紙本 ，或另行備份相關電 子 檔 案於單位個 人電腦 ，則須至本校「各單位保有個人資料檔案清查盤點系統」填 報 。 (四) 相關 填報說明 ，請 參考本校個人資料保護宣導網 (.tw) 「個人資料檔案 清查系統操作說明」文件。 五、本校個人資料保護管理要點 ，102學年度第8次行政會議 （103年6月 18日 ）審議通過 ，要 點內容詳 如附件 一。 圖 一、國立臺南大學各單位保有個人資料檔案判斷流程圖 圖 二、國立臺南大學各單位保有個人資料檔案清查盤點系統畫面 圖 三、範例 一各單位保有個人資料檔案清查盤點系統 －名稱 填寫內容範例畫面 附件 一、國立臺南大學個人資料保護管理要點 103 年6月 18日 102 學年度第8 次行政會議審議通過 一、國立臺南大學 (以下簡稱本校)為落實個人資料之保護及管理作業事宜，促進個人資料之合 理利用，訂定本要點。 二、本校個人