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青岛求实职业技术学院档案工作概要 一、学校概况和档案室基本情况 我院始建于1992年，是经山东省人民政府批准、国家教育部备案的全日制普通高等院校。学院坐落在风景秀丽、经济发达的国际化海滨城市----青岛，毗邻胶州湾畔，依山傍海，环境优美。学院总占地1200余亩，教职工1100余人，现有各类在校生15000余人，二期扩建工程竣工后可容纳在校生30000余人。学院办学十几年来，在省、市级主管部门和社会各界的大力支持下取得了不错的成绩。现已形成以本、专科学历教育为主，非学历教育为辅的多学科、多层次、多规格的办学模式。 我院档案室成立于2006年11月15日，隶属党政办公室，实行科级建制。学院档案室接受青岛市档案局的指导、监督与检查。档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的信息中心。 二、领导重视，档案工作网络体系逐步形成 1、我院档案室保存了建校以来党群、行政、教学、科研、财会、出版、基建、外事、设备仪器、声像十大门类的档案，共计7647卷，纸质照片档案近百张，电子档案（2006—2012）学院文件等。现有档案用房约220平方米，其中库房160平方米。 2、建立健全了档案工作管理体系。 学院相继成立了档案工作领导小组，由院长（董事长）担任小组长，领导学院档案工作。 目前档案室有专职档案工作人员2名，皆具有本科以上学历。其中中级职称1人，助理1人。 学校档案工作实行部门归档制度，现有归档单位28个，兼职档案员28人。每个部门都有分管档案领导，并配备了兼职档案员，使档案管理工作实现了规范化、制度化、网络化。 三、领导把档案工作列为学院工作的议事议程 学院领导十分重视档案工作,把档案工作列入议事日程,并在学院的年度计划和五年规划中,提出学院档案工作的总体目标。在领导办公会议上强调学院档案工作的重要性，要求档案管理部门要依法治档，确保学院档案工作的制度化、规范化、科学化，在日常经费上予以保证，同时把档案工作作为年度部门与个人考核的重要内容。院直各部门把档案工作列入规章制度，并有明确要求，把档案工作的质量列入绩效考核。党政办公室作为学院档案室的直接管理部门，每年的制度汇编都对档案工作提出明确要求，要求各部门将档案工作列入本部门工作职责，并把档案的收集、整理、鉴别、立卷和归档工作纳入各行政部门和教学部门的日常工作。 我院在科研、教学、基建工程、设备购买的重大活动中，实行了与档案工作的“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。例如：在学院组织的教学水平自评评估中，领导同时把档案工作列为重要的评估项目。档案工作不合要求者学院实行问责制，并要求在规定的时间内整改好。在评估结束后，将评估结果和在评估中所产生的档案材料由院档案室统一立卷归档。 对于档案工作和其他部门工作出现了不协调的时候，董事长以档案工作无小事，积极帮助解决。如：在档案室人员的配备过程中，排出了一些不和谐因素，较好的协调了部之间的关系，为档案室配备了合适的管理人才。 四、落实执行档案法律法规，制定我院各项档案管理规章制度 认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，宣传、普及、落实《高等学校档案管理办法》统一思想，思想统一是做好档案工作的基本保证。制定了学院的档案管理办法、档案管理规章制度、各类档案的管理办法、归档范围及立卷规范等7个文件、9项规章制度（见《青岛求实职业技术学院档案管理工作指南》）。基本保证了学院档案工作的正常运转，保证了各立卷单位的材料的完整、系统，在规定的时间内基本完成各类档案的立卷归档。 在院长的领导下，档案室坚持贯彻依法制档、科学建档、规范管档、以《中华人民共和国档案法》以及《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《归档文件整理规则》等法律法规，结合学院实际，早在2007年1月编写了《青岛求实职业技术学院档案管理工作指南》，本指南收集了档案管理的法律法规，学院的档案管理制度以及学院各类档案立卷及管理办法，对我院的档案工作起到了规范、指导作用。2009年3月根据“27号令”精神重新修订了《档案管理工作指南》，同时增添了电子文件归档管理办法、实物类档案管理办法等一系列档案工作规章制度，进一步明确了各分院、处、科、室分管档案工作的领导职责和专兼职档案工作人员的岗位职责，理顺了档案工作关系，规范了档案工作管理，基本形成学院档案工作有法可依、部门归档有章可循、档案工作依法开展的新局面。 五、积极贯彻《高等学校档案管理办法》，认真做好各类档案的立卷 我院的档案是根据《高等学校档案实体分类法》中所规定的类目进行分类，档号用年度号+一级类目+二级类目+案卷号组成。对案卷质量的要求，严格按《高等学校档案