郑祺产说会运作细则全概.ppt

会前准备 物品准备（分类） 打印自制 邀请函的内封（粉色纸，注意客户姓名和性别） 入场卷（编号）和厚卡纸（依票面定色） 免费停车卷、签到表（工作人员、客户） 领导、嘉宾桌签，用红色普通卡纸 电梯或走廊欢迎标志 会前准备 物品准备（分类） 灯片音乐 公司宣传片，资产管理公司宣传片 产说会串场灯片 产说会串场音乐 会前准备 物品准备（分类） 影音设备 笔记本电脑 投影仪和投影幕 音响、麦克风 照相机、摄象机 有条件可配备对讲机，方便内外场联系 会前准备 物品准备（分类） 礼仪用品 嘉宾、领导胸花 签到桌、签到簿、签到笔、泰康LOGO台布 绶带、礼服 抽奖箱、托盘和红布 会前准备 物品准备（采购） 办公用品和会物杂用，现金购买 食品饮料，现金购买或预定 鲜花、印刷品预定 部门领用宣传资料等和公司借用摄象机等 场地提供茶水、音响以及签到桌等 会前准备 灯片制作 根据会议流程，安排清晰结构 根据会议日期、主题确定模板和色彩搭配 提前沟通主持人、主讲人是否有特殊内容需准备 内容参考：公司宣传、领导和主讲人介绍互动活动、会议专题、绿色通道 突出产说会内容，不宜多用多煤体素材和动画 会前准备 考虑灯片效果，制作和播放最好用同一电脑 灯片动画切换：慢速向上推出比较适合突出重点 灯片制作完后需与主持人一起进行灯片的修改和定稿 会前准备 会议音乐 暖场音乐：轻松亲切 开场音乐：热烈激情 上下场音乐：节奏强烈、气势磅礴 中场音乐：舒缓轻柔 颁奖音乐：喜庆欢快 收场音乐：行动力、励志 会前准备 客户邀约 统计客户：姓名、性别、电话，追踪落实 提前两天送客户邀请函，同时宣传主讲人和会议专题内容 会议前一天再次与客户确认是否到场 高规格产说会提前制作免费停车卷至客户手中，与场地方协商并预留足够提车位 及时追踪，炒作内容，确保到场客户数量 报告大纲 产品说明会的举办形式 产品说明会的会场选定 产品说明会的人员选定与分工 产品说明会的会前准备 产品说明会的会中配合 产品说明会的会后跟进 产品说明会的操作重点 会中配合 时 间 总指挥组 物品准备组 礼仪接待组 电脑器材组 摄影摄像组 签单受理组 停车场控组 会 前 2 小 时 1）现场检查各项工作到位情况 1）物品到会场并确认 1）场地布置 1）所有器材到位确认 1）检查设备状态和电力是否足 1）场地布置 1）外场沟通工作：停车场物业、保安必要沟通 2）确认所有工作人员到位进行场地布置 2）检查每项物品数量、摆放方式 2）会议流程熟悉 2）场地电源检查，连接线是否足 2）确认器材到位 2）检查单证是否是否到位 2）免费停车券交送场地物业确认 3）与主持人沟通确认到场的方式、时间 3）对物品查搂补缺 3）准备服装和签到工作 3）调试设备 3）确定应急充电位置 3）检查现场签单登记表格是否齐全 3）选定备用停车场，做好提前沟通 会中配合 时间 总指挥组 物品准备组 礼仪接待组 电脑器材组 摄影摄像组 签单受理组 停车场控组 会前 1小时 1）确认各小组会前准备完备 1）检查场地布置情况 1）场外礼仪人员到位；准备迎接客户 1）场内待命 1）场内待命 1）场内待命 1）场外协助客户停车 2）与主持人、主讲沟通确认到场的方式、时间 2）整理会议进行时需要的物品 2）签到人员准备完备 2）循环播放背景音乐和灯片 2）检查设备运行情况 2）检查单证是否齐备 2）与场内指挥人员保存联系，沟通情况 　 　 3）场内引领人员准备迎接客人 　 3）抓拍会议主题相吻照片和应急事件救场 3）应急事件救场 　 会中配合 时间 总指挥组 物品准备组 礼仪接待组 电脑器材组 摄影摄像组 签单受理组 停车场控组 会 议 开 始 1）控场；随时关注场内情况，协调各小组处理各种突发情况 1）各项物品的准备；传递 1）关注场内情况注意救场 1）根据流程播发灯片、宣传片、音乐 1）根据监管要求全程摄像 1）各项单证的准备 1）场外待命，迎接迎领迟到客户 2）根据主持人、主讲人的节奏安排各小组配合 2）保证物品供应有序 2）根据主持人、主讲人的要求进行配合 2）保证所有设备正常运行 2）抓拍场内精彩瞬间 2）检查单证是否齐全 　 3）与场地方进行各类事项的沟通 　 3）场内各项物品的补充、更换 　 　 3）进行现场签单登记 　 4）根据评估报告对会议过程进行记录 　 　 　 　 　 　 会中配合 时间 流程 负责人 内容配合 会前二小时 演练 　 场地组：布置场地灯光音响组：调试检查主持人：走台 会前半小时 音乐响起，参会人员签到进场 　 全体工作人员到位礼仪组：门迎、签到、验票音组控放轻松暖场音乐 会前五分钟 热烈